Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

A. CƠ CẤU TỔ CHỨC (Theo Quyết định số 1691/QĐ-UBND ngày 13/10/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ)
I. Lãnh đạo Chi cục:
1. Chi cục trưởng
2. Phó Chi cục trưởng
II. Các phòng chuyên môn:
1. Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ
2. Phòng Quản lý Kho lưu trữ chuyên dụng
3. Phòng Hành chính - Tổng hợp
B. NHIỆM VỤ CỤ THỂ
I. Đồng chí Chi cục trưởng
- Quản lý, lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong Chi cục thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật;
- Trực tiếp giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của thành phố; bảo quản, quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố; phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật;
    - Thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Bảo quản tài sản công;
- Phụ trách Phòng Quản lý Kho Lưu trữ chuyên dụng và Phòng Hành chính - Tổng hợp; tham gia sinh hoạt với Phòng Hành chính - Tổng hợp;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Sở Nội vụ giao.
II. Đồng chí Phó Chi cục trưởng
- Giúp Chi cục trưởng tổ chức, triển khai thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; tham mưu Dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của thành phố; đại diện lãnh đạo về quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Chi cục;
- Thay mặt Chi cục trưởng xử lý các công việc thuộc thẩm quyền của Chi cục khi được Chi cục trưởng uỷ quyền;
- Chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;
- Bảo quản tài sản công;
- Phụ trách Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; tham gia sinh hoạt với Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.
III. Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ (Theo Quyết định số 11/QĐ-CCVTLT ngày 10/12/2010 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc thành lập Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ).
1. Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ.
2. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ.
3. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố”; “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố và Lưu trữ lịch sử thành phố.
4. Nghiên cứu, xây dựng Đề án, Dự án ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tham gia xây dựng các văn bản hướng về ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
5. Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và tổ chức tập huấn theo kế hoạch được phê duyệt.
6. Xây dựng trang Web, biên tập, viết bài đưa thông tin lên trang Web của Chi cục; kết nối cổng thông tin điện tử với Sở Nội vụ; xây dựng, duy trì quy trình ISO 9001:2008.
7. Xây dựng cơ sở dữ liệu, quản trị mạng, làm công tác tin học, nghiên cứu phần mềm, bảo dưỡng máy móc thiết bị tin học.
8. Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.
9. Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.
IV. Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng (Theo Quyết định số 12/QĐ-CCVTLT ngày 10/12/2010 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc thành lập Phòng Quản lý Kho lưu trữ chuyên dụng).
1. Tổ chức thu thập, bổ sung, sưu tầm tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục.
2. Khuyến khích, động viên các cá nhân, gia đình, dòng họ ký gửi, hiến tặng tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ cho lưu trữ nhà nước.
3. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Chi cục.
4. Xây dựng nội quy sử dụng tài liệu tại Chi cục, tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu. Tiếp nhận và bảo quản các tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị lịch sử được tặng, bán hoặc gửi theo đúng quy định.
5. Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ.
6. Tổ chức lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Chi cục và của các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu.
7. Thực hiện tu bổ, phục chế đối với những tài liệu lưu trữ bị hư hỏng.
8. Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu và cơ sở dữ liệu; thực hiện quy định báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
9. Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và triển lãm tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Chi cục đối với mọi cơ quan, tổ chức, công dân.
10. Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
11. Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ tại Chi cục theo các quy định của pháp luật hiện hành.
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.
V. Phòng Hành chính - Tổng hợp (Theo Quyết định số 14/QĐ-CCVTLT ngày 10/12/2010 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc thành lập Phòng Hành chính - Tổng hợp).
1. Thực hiện công tác tổ chức cán bộ trong nội bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Chi cục và theo dõi đôn đốc việc thực hiện; Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê; lên lịch công tác tuần; ghi chép các cuộc họp giao ban của Chi cục và ghi biên bản các cuộc họp; thông tin, theo dõi tiến độ hoạt động của Chi cục Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo đi công tác.
3. Xây dựng và tổ chức thực hiện Nội quy, Quy chế làm việc, Quy chế chi tiêu nội bộ của Chi cục.
4. Quản lý công tác tài chính kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý tài sản của cơ quan.
5. Tổ chức quản lý trụ sở cơ quan; bố trí sắp xếp phòng làm việc, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại làm việc và các điều kiện lao động cho cán bộ, công chức, viên chức trong Chi cục; tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban trong cơ quan Chi cục, tổ chức thực hiện công tác lễ tân phục vụ việc đối nội, đối ngoại của Chi cục. Đầu mối giao tiếp: sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách... tổ chức công tác vệ sinh môi trường, công tác bảo vệ Chi cục.
6. Thực hiện công tác tổng hợp; hành chính; văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tham mưu cho Ban lãnh đạo xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời. Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định. Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu...
7. Quản lý và điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của Chi cục.
8. Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh. Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, trị an, an toàn xã hội.
9. Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ chuyên môn của Chi cục trưởng và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày các văn bản của Chi cục trước khi trình Chi cục trưởng ký ban hành.
10. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.