Lịch sử hình thành, phát triển và lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ qua các thời kỳ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng được thành lập trên cơ sở hợp nhất bộ phận quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ,  có quá trình phát triển như sau:
- Năm 1980 bộ phận văn thư và lưu trữ thuộc Phòng Văn thư Lưu trữ -  Ủy ban Hành chính Thành phố Hải Phòng. Thời điểm đó trong khi đất nước đang gặp rất nhiều khó khăn kinh tế chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thi trường, bộ phận lưu trữ với cơ cấu chỉ có 2 người kiêm nhiệm, số lượng tài liệu ít, điều kiện, trang thiết bị, phương tiện làm việc thô sơ. Bộ phận văn thư và lưu trữ sát nhập là một, cùng chung một phòng làm việc, chưa có hệ thống kho bảo quản tài liệu.
- Năm 1998, 1999 thành lập Tổ Lưu trữ thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính Văn Phòng Ủy ban nhân thành phố Hải Phòng,  gồm:
+ Đồng chí Trần Thị Mỹ, Tổ trưởng
+ Đồng chí Bùi Hữu Vụ, Cán sự                
+ Đồng chí Nguyễn Thị Hoan, chuyên viên
+ Đồng chí Nguyễn Văn Hiển, chuyên viên
Chức năng, nhiệm vụ quản lý tài liệu của UBND thành phố, đồng thời phục vụ việc khai thác tài liệu Lưu trữ của Văn phòng cũng như của các cơ quan, tổ chức trong Thành phố khi có nhu cầu.
- Ngày 23/3/2001 Trung tâm Lưu trữ thành phố được thành lập theo Quyết định số 535/QĐ - UBND của Uỷ ban nhân dân thành phố.
+ Đồng chí Trần Thị Mỹ, Phó Giám đốc
+ Đồng chí Bùi Hữu Vụ, Cán sự
+  Đồng chí Nguyễn Thành Long, chuyên viên
- Năm 2004-2007:
+ Đồng chí Lê Đức Chức được bổ nhiệm Giám đốc
+ Đồng chí Trần Thị Mỹ, Phó Giám đốc
+ Cán bộ Đồng chí: Bùi Hữu Vụ, Cán sự
+ Đồng chí Nguyễn Thế Sự, Chuyên viên
+ Đồng chí Đỗ Thị Thơm Lưu trữ viên
Chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn thành phố. Nhiệm vụ của Trung tâm là: Kiểm tra hướng dẫn, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ của các quận, huyện, các Sở, ngành và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố; thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của thành phố.
- Ngày 22/6/2007: Trung tâm Lưu trữ thành phố thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố được giao thêm chức năng nhiệm vụ của Cơ quan Công báo thành phố, theo Quyết định số 1113/QĐ - UBND của Uỷ ban nhân dân thành phố
+ Đồng chí Lê Đức Chức, Giám đốc
+ Đồng chí Trần Thị Mỹ, Phó Giám đốc
+ Đồng chí Khúc Văn Phong Phó Giám đốc Trung tâm phụ trách Công báo (từ tháng 12/2006)
- Tháng 11/2007: Tổ chức cán bộ của Trung tâm được kiện toàn
+ Ban lãnh đạo:
Đồng chí Trần Thị Mỹ, Phó Giám đốc Trung tâm được giao Phó Giám đốc Phụ trách Trung tâm Lưu trữ
Đồng chí Phạm Thị Thu Hương, Phó Giám đốc Trung tâm phụ trách Lưu trữ
Đồng chí Khúc Văn Phong, Phó Giám đốc Trung tâm phụ trách Công báo
+ Cán bộ:  Đồng chí Bùi Hữu Vụ, Lưu trữ viên
          Đồng chí Đỗ Thị Thơm, Lưu trữ viên
          Đồng chí Nguyễn Thị Kim Dung, Lưu trữ viên
          Đồng chí Nguyễn Thị Chân Thiện, Lưu trữ viên
          Đồng chí Phạm Thị Nguyệt, Chuyên viên bộ phận công báo
          Đồng chí Nguyễn Hoài Linh, Chuyên viên bộ phận công báo
Thực hiện Nghị định 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính Phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện. Ngày 04/8/2008, Ủy ban nhân dânh thành phố ban hành Quyết định số 546/QĐ-UBND về việc sáp nhập Ban Tôn giáo thành phố, Ban Thi đua khen thưởng thành phố và Trung tâm Lưu trữ  vào Sở Nội vụ; Ngày 26/8/2008, Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 1401/QĐ-UBND về việc kiện toàn tổ chức bộ máy Trung tâm Lưu trữ thành phố; Ngày 5/9/2008, Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 68/QĐ-SNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ thành phố. Qua đó, Trung tâm Lưu trữ thành phố chuyển nguyên trạng về Sở Nội vụ; chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ chuyển về Sở Nội vụ và chịu sự hướng dẫn chỉ đạo về nghiệp vụ của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.
- Tháng 12/2008: Tổ chức cán bộ của Trung tâm được kiện toàn
+ Lãnh đạo Trung tâm:
Đồng chí Phạm Thị Thu Hương, Giám đốc
+ Phòng Nghiệp vụ:
Đồng chí Bùi Hữu Vụ, Trưởng phòng
Đồng chí Nguyễn Thị Chân Thiện, Lưu trữ viên
Đồng chí Nguyễn Thành Dũng, Lưu trữ viên
+ Phòng Quản lý kho:
Đồng chí Đỗ Thị Thơm, Phó Trưởng phòng
Đồng chí Nguyễn Thị Kim Dung, Lưu trữ viên
Đồng chí Nguyễn Trọng Đại, Kỹ sư Công nghệ thông tin
Đồng chí Phạm Thị Bưởi, Lưu trữ viên trung cấp
+ Bộ phận Hành chính - Kế toán
Đồng chí Nguyễn Thị Thuý Huyền, Kế toán
Đồng chí Đào Thị Kim Anh, Nhân viên Văn Thư
Đồng chí Lương Thị Thuy, Nhân viên hành chính
Những năm đầu mới thành lập, Trung tâm gặp rất nhiều khó khăn về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy cũng như việc ổn định trong nghiệp vụ, nhưng được sự quan tâm Uỷ ban nhân dân thành phố, đặc biệt là sự chỉ đạo sát sao của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố cùng với sự nỗ lực, cố gắng quyết tâm của cán bộ trong Trung tâm đã từng bước đưa Trung tâm từ một bộ phận, phạm vi tính chất, chức năng nhiệm vụ chưa rõ ràng, chưa đầy đủ, tác nghiệp về nghiệp vụ còn đơn giản, sự đầu tư cho Lưu trữ, Công tác chưa đáng kể, hồ sơ lưu trữ còn nghèo nàn, số phông lưu trữ còn quá ít... Tuy nhiên, với sự cố gắng của đội ngũ công chức, viên chức đã dần đưa Trung tâm đến những bước tiến bộ rất đáng kể cả về quy mô và chất lượng hiệu quả hoạt động.
Trung tâm Lưu trữ thành phố Hải Phòng với những thăng trầm và khó khăn nhưng đã đạt được những thành tựu đáng kể.
1. Số đơn vị thuộc nguồn đơn vị nộp lưu tài liệu về Trung tâm  là 60 đơn vị trên địa bàn Thành phố
2. Số lượng tài liệu đã lên giá: khoảng 600 m giá tài liệu
3. Triển khai ứng dụng CNTT trong việc quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ.
5. Lập đề án xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng
6. Số lượt độc giả đến khai thác hồ sơ, tài liệu Lưu trữ trung bình 1 năm là khoảng 600 - 700 lượt/năm
7. Năm 2001, Văn phòng  Uỷ ban nhân dân thành phố tặng Giấy khen đối với cán bộ, viên chức Tổ Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố “Đã có thành tích xuất sắc trong công tác, nhân kỷ niệm 56 năm ngày Truyền thống Văn Phòng (28/8/1946 - 28/8/2001).
8. Năm 2004, Ủy ban nhân dân thành phố tặng Bằng khen đối với cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ “Đã có thành tích hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ công tác năm 2003”.
9. Năm 2006, Bộ Nội vụ tặng Bằng khen cho Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng “Đã hoàn thành tốt công tác Văn thư - Lưu trữ” năm 2003-2005.
10. Năm 2006, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước khen thưởng thành tích công tác văn thư, lưu trữ đối với Trung tâm Lưu trữ thành phố Hải Phòng “đạt thành tích xuất sắc trong công tác Văn thư - Lưu trữ 05 năm 2001- 2005.
11. Năm 2008, Uỷ ban nhân dân thành Hải Phòng tặng bằng khen cho cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ  với thành tích “Đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc năm 2007”.
12. Năm 2008, Bộ Nội vụ tặng bằng khen cho Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng “Đã hoàn thành tốt công tác Văn thư - Lưu trữ Nhà nước năm 2007”.
13. Năm 2008, Uỷ ban nhân thành phố Hải Phòng tặng bằng khen cho Trung tâm Lưu trữ thành phố “Đã có thành tích xuất sắc trong công tác Văn thư - Lưu trữ 2 năm từ 8/2006 đến 8/2008.
14. Ngày 09/2/2009, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng tặng danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc năm 2008 đối với công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ.
 Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập trên theo Quyết định số 1691/QĐ-UBND ngày 13/10/2010 của Uỷ ban nhân dân thành phố, trên cơ sở hợp nhất bộ phận quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật.
- Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định, Chi cục hiện có 3 phòng chuyên môn: Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý Kho lưu trữ chuyên dụng. Chi cục được giao tổng số 20 biên chế trong đó có 10 biên chế hành chính và 10 biên chế sự nghiệp, cơ cấu lãnh đạo Chi cục và các Phòng thuộc Chi cục cơ bản được kiện toàn.
- Đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng của Chi cục từ ngày thành lập:
+ Lãnh đạo Chi cục:
Đồng chí Phạm Thị Thu Hương, Chi cục trưởng
Đồng chí Hoàng Anh Điệp, Phó Chi cục trưởng (chuyển công tác từ tháng 5/2013)
Đồng chí Đào Công Thạch, Phó Chi cục trưởng (từ tháng 5/2013)
+ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ:
Đồng chí Bùi Hữu Vụ, Quyền Trưởng phòng (nghỉ hưu từ tháng 6/2014)
Đồng chí Nguyễn Thị Chân Thiện, Phó Trưởng phòng
Đồng chí Nguyễn Trọng Đại, Chuyên viên
Đồng chí Hoàng Thị Mai Yên, Chuyên viên
+ Phòng Quản lý Kho lưu trữ chuyên dụng
Đồng chí Đỗ Thị Thơm, Trưởng phòng
Đồng chí Nguyễn Thị Kim Dung, Phó Trưởng phòng (chuyển công tác từ tháng 7/2014)
Đồng chí Đào Thị Minh Huyền, Lưu trữ viên
Đồng chí Trần Ngọc Ánh, Lưu trữ viên
Đồng chí Hoàng Lê Thanh Thảo, Lưu trữ viên cao đẳng
Đồng chí Phạm Thị Bưởi, Lưu trữ viên trung cấp
Đồng chí Đỗ Thị Huyền, Lưu trữ viên viên trung cấp
Đồng chí Lương Thị Thuy, Nhân viên hợp đồng
Đồng chí Đinh Thị Hiến, Nhân viên hợp đồng
Đồng chí Phạm Thị Như Mai, Nhân viên hợp đồng
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp
Đồng chí Nguyễn Thúy Huyền, Phó Trưởng phòng kiêm Kế toán (chuyển công tác từ tháng 5/2013)
Đồng chí Võ Xuân Nghị, Phó Trưởng phòng
Đồng chí Vũ Tố Uyên, Kế toán (từ tháng 8/2013)
Đồng chí Phùng Minh Tân, Chuyên viên
Đồng chí Nguyễn Thành Dũng, Chuyên viên (chuyển công tác từ tháng 4/2012)
Đồng chí Lê Thị Yến, Nhân viên hợp đồng
Đồng chí Trần Thị Lan, Nhân viên hợp đồng
Một số thành tựu của Chi cục:
- Công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ
+ Tham mưu Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt Đề án giải quyết tài liệu lưu trữ tồn đọng giai đoạn 2012 - 2017;
+ Tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định thu nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử từ năm 2010 - 2015;
+ Xây dựng Dự án kho lưu trữ chuyên dụng thành phố;
+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện giám sát và tổ chức tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm ( 2010 - 2012) và (2012 - 2014) trên địa bàn thành phố Hải Phòng;
+ Thông báo và hướng dẫn các cơ quan tổ chức giải quyết Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng các năm 2012 - 2015 trên địa bàn thành phố;
+ Thẩm tra hồ sơ đề nghị tiêu hủy tài liệu hết giá trị của tại 06 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;
+ Xây dựng Đề án Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn thành phố Hải Phòng;
+ Hàng năm, tổ chức từ 2 đến 3 lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện và các tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;
+ Trực tiếp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ  cho Uỷ ban nhân dân các quận, huyện, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố;
+ Xây dựng kế hoạch và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.
- Công tác thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu
+ Thu thập, chỉnh lý tài liệu giao nộp về lưu trữ lịch sử theo Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng giai đoạn 2012 - 2017 tại 14 đơn vị;
+ Thu thập tài liệu về lưu trữ lịch sử theo Quyết định hàng năm của Uỷ ban nhân dân thành phố từ năm 2010 - 2014 tại 14 cơ                 quan, tổ chức được 130 mét tài liệu, tổng số tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử thành phố hiện nay hơn 774 mét;
+ Tổ chức 03 cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ gồm:  Triển lãm tài liệu nhân kỷ niệm 55 năm ngày Giải phóng Hải Phòng (13/5/1955 - 13/5/2010); triển lãm tài liệu chuyên đề “Địa giới Hải Phòng qua tài liệu lưu trữ” (từ ngày 11/5/2013 - 16/5/2013); triển lãm "Hải Phòng 60 năm xây dựng và phát triển qua tài liệu lưu trữ" (từ ngày 09/5/2015 - 13/5/2015).
+ Tổ chức Lễ trao nhận hồ sơ cán bộ đi B quê quán Hải Phòng giai đoạn 1955 - 1975 cho các quận, huyện;
- Phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của tổ chức và công dân với gần 2.900 lượt độc giả, 3.400 trang văn bản;
Từ năm 2010 - 2014, tập thể và cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã đạt được một số thành tích:
- Danh hiệu thi đua:
+ Năm 2010: Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc.
+ Năm 2011: Đạt danh hiệu Tập thể lao động tiên tiến.
+ Năm 2012: Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc.
+ Năm 2013: Đạt danh hiệu Tập thể lao động tiên tiến.
+ Năm 2014: Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc.
- Hình thức khen thưởng:
+ Năm 2010: Được Ủy ban nhân thành phố tặng Bằng khen vì đã có thành tích trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2008 - 2010).
+ Năm 2013: Được Ủy ban nhân dân thành phố tặng Bằng khen vì đã có thành tích trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2010 - 2012).
+ Năm 2015: Được Ủy ban nhân dân thành phố tặng Cờ đơn vị xuất sắc trong phong trào thi đua yêu nước (2010 - 2015)./.