Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác tháng 7, phương hướng, nhiệm vụ công tác tháng 8 năm 2016

Thực hiện Kế hoạch nhiệm vụ công tác năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác tháng 7; phương hướng, nhiệm vụ công tác tháng 8 năm 2016 như sau:
I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC THÁNG 7
1. Công tác quản lý nhà nước
- Tham mưu Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử thành phố;
- Tham mưu Sở Nội vụ thành lập Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử thành phố;
- Tham mưu Sở Nội vụ hướng dẫn Sở Tư pháp tiêu hủy tài liệu hết giá trị của các Phòng Công chứng;
- Tham mưu Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết giá trị của Sở Khoa học và Công nghệ, Trường Đại học Hải Phòng;
- Tham mưu Sở Nội vụ hoàn thiện hồ sơ đề nghị xét tặng kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ” đối với bà Lê Thị Hòa;
- Tìm kiếm, tập hợp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ, đóng quyển làm tài liệu nghiên cứu, đăng tải trên Website Chi cục.
- Tham mưu Sở Nội vụ tổ chức họp Cụm trưởng các Cụm kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2014 - 2015; thực hiện giám sát Kế hoạch kiểm tra chéo văn thư, lưu trữ 2014 - 2015.
2. Công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
- Hướng dẫn Kho bạc Nhà nước Hải Phòng, Sở Giao thông Vận tải Hải Phòng chuẩn bị tài liệu nộp lưu về kho lưu trữ lịch sử năm 2016;
- Lập danh mục, giao nhận tài liệu với Sở Nội vụ liên quan đến thành lập các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố;
- Kiểm tra, giám sát chỉnh lý tài liệu của các đơn vị thuộc Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng năm 2016 tại các cơ quan, tổ chức: Sở Tư pháp, Sở Lao động Thương binh & Xã hội, Đài Phát thanh và Truyền hình Hải Phòng;
- Phục vụ 48 lượt độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu. Trong đó, phục vụ nghiên cứu 50 hồ sơ, cấp bản sao 35 văn bản (72 trang tài liệu) và chứng thực 09 văn bản (12 trang tài liệu);
- Theo dõi, ghi nhật ký phòng kho, bảo đảm an toàn kho lưu trữ lịch sử.
3. Công tác khác
-  Nâng bậc lương thường xuyên 6 tháng đầu năm 2016 đối với CCVC thuộc Chi cục; đề nghị Sở Nội vụ nâng bậc lương thường xuyên đối với Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- Rà soát, thực hiện chế độ phụ cấp đối với những người hưởng lương thấp; rà soát, điều chỉnh chế độ phụ cấp đối với viên chức và lao động.
- Công tác tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi, đến, quản lý con dấu đúng quy định;
- Tổ chức kiểm tra kết quả công tác 6 tháng đầu năm tại các phòng thuộc Chi cục;
- Tổ chức thu nộp tài liệu năm 2014về Lưu trữ cơ quan của các Phòng thuộc Chi cục, tổng cộng: 2,15m tài liệu;
- Thường xuyên kiểm tra trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy; bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế, mua sắm bổ sung trang thiết bị làm việc;
- Thực hiện nghiêm túc phòng gian bảo mật; bảo vệ an ninh trụ sở, bảo quản an toàn tài liệu.
- Chạy thử nghiệm phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện số hóa tài liệu Phông Uỷ ban hành chính tỉnh Kiến An theo kế hoạch năm 2016 của Chi cục. Kết quả: nhập 2.228 văn bản, scan 5.211 tờ.
II. PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC THÁNG 8
1. Công tác quản lý nhà nước
- Tổng hợp, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện Kế hoạch kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ; giám sát kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ;
- Bám sát Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố;
- Khảo sát tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức thực hiện Đề án năm 2017, gồm 05 cơ quan: Sở Công thương, Sở Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra thành phố, Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Thông tin và Truyền thông;
- Tham mưu Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử năm 2017.
2. Công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục đôn đốc, hướng dẫn Kho bạc nhà nước Hải Phòng, Sở Giao thông Vận tải Hải Phòng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu về lưu trữ lịch sử năm 2016 theo Quyết định của Uỷ ban nhân dân thành phố;
- Tiếp tục kiểm tra, giám sát chỉnh lý tài liệu của các đơn vị theo Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng năm 2016 đối với Trường Cao đẳng Cộng đồng;
- Phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu;
- Viết bài tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên trang Website của Chi cục;
- Theo dõi Nhật ký phòng kho, đảm bảo an toàn tài liệu.
3. Công tác khác
- Đề nghị Sở Nội vụ ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục;
- Đề nghị UBND thành phố và Sở Tài chính về việc cấp bổ sung kinh phí thực hiện đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng;
- Xây dựng dự toán kinh phí ngân sách năm 2017;
- Báo tăng mức đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với công chức, viên chức tăng lương 6 tháng đầu năm;
- Tiếp tục chạy thử nghiệm phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện nghiêm túc phòng gian bảo mật; bảo vệ an ninh trụ sở, bảo quản an toàn tài liệu, phòng cháy chữa cháy.
Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác tháng 7, phương hướng nhiệm vụ công tác tháng 8 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ./.