Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác tháng 8, phương hướng, nhiệm vụ công tác tháng 9 năm 2016

Thực hiện Kế hoạch nhiệm vụ công tác năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác tháng 8; phương hướng, nhiệm vụ công tác tháng 9 năm 2016 như sau:
I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC THÁNG 8
1. Công tác quản lý nhà nước
- Tham mưu Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử thành phố;
- Thẩm định tài liệu hết giá trị của Sở lao động Thương binh và Xã hội, UBND huyện Bạch Long Vỹ;
- Khảo sát tài liệu tồn đọng tại 5 cơ quan thực hiện Đề án năm 2017 (Sở Công thương, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông, Thanh tra thành phố và Ban Thi đua - Khen thưởng);
- Thỏa thuận, thống nhất với Ban Thi đua - Khen thưởng trực thuộc Sở Nội vụ và Chi cục Kiểm lâm trực thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nộp tài liệu về Lưu trữ lịch sử thành phố năm 2017;
- Hướng dẫn Kho bạc Nhà nước Hải Phòng thực hiện hủy tài liệu hết giá trị;
- Tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho Cảnh sát Phòng cháy và Chữa cháy;
- Giám sát kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ và tổng hợp báo cáo, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện Kế hoạch kiểm tra đúng thời hạn, đến nay đã có 14/31 cụm, gồm 127 cơ quan, tổ chức hoàn thành và tổng kết công tác kiểm tra.
2. Công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
- Đôn đốc, hướng dẫn Kho bạc Nhà nước Hải Phòng, Sở Giao thông Vận tải Hải Phòng chuẩn bị tài liệu nộp lưu về kho lưu trữ lịch sử năm 2016;
- Thực hiện nâng cấp, sửa chữa tài liệu phông Sở Xây dựng;
- Thực hiện hủy tài liệu hết giá trị theo Quyết định số 1564/QĐ-UBND ngày 04/8/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc hủy tài liệu hết giá trị tại kho Lưu trữ lịch sử thành phố;
- Hoàn thành thực hiện Đề án giải quyết tài liệu lưu trữ tồn đọng năm 2016 tại Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Đài Phát thanh - Truyền hình Hải Phòng;
- Phục vụ 52 lượt độc giả, cấp bản sao 52 văn bản (gồm 87 trang tài liệu);
3. Công tác khác
- Tham mưu Sở Nội vụ đề nghị Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố về việc xin kho; tiếp nhận diện tích 40m² gồm 02 phòng tại tầng 1 nhà Đ  để sửa chữa và giãn kho tầng 3, tầng 4 xuống tầng 1;
- Báo cáo kết quả thực hiện Chương trình số 4038/Ctr-UBND thành phố về công tác phòng cháy và chữa cháy;
- Xây dựng dự toán ngân sách năm 2017; xác định nhu cầu và nguồn kinh phí thực hiện cải cách tiền lương năm 2016; đề nghị cấp kinh phí đào tạo năm 2016;
- Tham mưu xây dựng kế hoạch thực hành tiết kiệm chống lãng phí năm 2016;
- Công tác tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi, đến, quản lý con dấu đúng quy định;
- Thường xuyên kiểm tra trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy; bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế, mua sắm bổ sung trang thiết bị làm việc;
- Chạy thử nghiệm phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện số hóa tài liệu Phông Uỷ ban hành chính tỉnh Kiến An theo kế hoạch năm 2016 của Chi cục. Kết quả: nhập 2.445 văn bản, scan 7.816 tờ;
- Thực hiện nghiêm túc phòng gian bảo mật; bảo vệ an ninh trụ sở, bảo quản an toàn tài liệu, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt.
II. PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC THÁNG 9
1. Công tác quản lý nhà nước
- Giám sát kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ và tổng hợp, đôn đốc các cơ quan, tổ chức hoàn thành Kế hoạch kiểm tra;
- Báo cáo công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật tại Chi cục năm 2016;
- Tham mưu Sở Nội vụ họp với các cơ quan thực hiện Đề án năm 2017 (Sở Công thương, Sở Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra thành phố, Ban Thi đua Khen thưởng, Sở Thông tin và Truyền thông) và thông báo kinh phí thực hiện Đề án;
- Tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng;
- Tham mưu Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử năm 2017.
2. Công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục đôn đốc, hướng dẫn Kho bạc nhà nước Hải Phòng, Sở Giao thông Vận tải Hải Phòng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu về lưu trữ lịch sử năm 2016 theo Quyết định của Uỷ ban nhân dân thành phố;
- Phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả;
- Viết bài giới thiệu tài liệu lưu trữ trên trang Website của Chi cục;
- Theo dõi Nhật ký phòng kho.
3. Công tác khác
- Đề nghị Sở Nội vụ ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục;
- Sửa chữa kho tại tầng 1; xây dựng kế hoạch và thực hiện giãn kho tầng 3, tầng 4 xuống tầng 1;
- Tiếp tục chạy thử nghiệm phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện nghiêm túc phòng gian bảo mật; bảo vệ an ninh trụ sở, bảo quản an toàn tài liệu, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt.
Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác tháng 8, phương hướng nhiệm vụ công tác tháng 9 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ./.