Báo cáo số 2778/BC-SNV ngày 03/11/2014 của Sở Nội vụ

UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG SỞ NỘI VỤ   Số:2778/BC-SNV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc   Hải Phòng, ngày 03 tháng01năm 2014

 

Sở Nội vụ nhận được công văn số 761/VTLTNN-NVĐP ngày 29/7/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ tại các địa phương.
Sau khi tổng hợp số liệu, Sở Nội vụ xây dựng báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ như sau:
1. Tình hình quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố (tính đến tháng 6/2014)
a) Số lượng và trình độ của đội ngũ viên chức làm việc tại Lưu trữ lịch sử thành phố
- Số lượng đội ngũ viên chức làm việc tại Lưu trữ lịch sử: 07 người
- Trình độ:
+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ: 03
+ Đại học khác: 01
+ Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ: 01
+ Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ: 02
b) Công tác thu thập tài liệu: Tổng số phông, tài liệu lưu trữ đã thu về (theo từng loại hình tài liệu)
Tổng số Phông tài liệu đã thu về: 51 phông. Toàn bộ tài liệu thuộc loại hình tài liệu nền giấy (bao gồm tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật, chuyên môn), chưa có loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử và tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ. Trong đó:
- Tài liệu hành chính: 46 phông
- Tài liệu Khoa học Kỹ thuật: 03 Phông
- Tài liệu chuyên môn: 02 phông
c) Công tác chỉnh lý tài liệu
- Tổng số phông, tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh : 48
- Tổng số phông, tài liệu đã thu về và được chỉnh lý sơ bộ: 03
- Tổng số phông, tài liệu đã thu về nhưng chưa chỉnh lý: 0
d) Công tác xác định giá trị tài liệu
Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng văn bản hướng dẫn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Tổng số phông có tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý, rà soát xác định lại giá trị là 10 phông.
đ) Công tác bảo quản tài liệu
- Tình hình triển khai thực hiện Quyết định 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”.
Hiện nay, Chi cục đang tham mưu cho Sở Nội vụ thực hiện Dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng ở giai đoạn điều chỉnh bản vẽ thiết kế cơ sở  công trình, tổng dự toán xây dựng công trình, đề nghị Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm định, trình UBND thành phố phê duyệt.
- Diện tích kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố là 320 m2
- Trang thiết bị bảo quản trong kho gồm: Máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, Giá cố định tài liệu, hộp, cặp…
e) Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
- Các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc - Khai thác.
+ Khai thác, sử dụng tra cứu thông tin trên Website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng.
+ Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.
+ Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
+ Công  bố tài liệu lưu trữ.
+ Chứng thực tài liệu lưu trữ.
+ Sao chụp tài liệu lưu trữ.
- Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: Sổ Mục lục hồ sơ, bước đầu ứng dụng và thực hiện tra tìm tài liệu trên phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Số lượt độc giả và số lượt hồ sơ đưa ra phục vụ: Trung bình một năm phục vụ 720 lượt độc giả với 3.700 hồ sơ.
2. Tình hình quản lý tài liệu lưu trữ cấp quận, huyện
a) Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực (tính đến ngày 30/6/2012)
- Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp quận, huyện:
+ Số lượng quận, huyện do Văn phòng UBND quận, huyện quản lý: 15
+ Số lượng quận, huyện do Phòng Nội vụ quản lý: 0
- Số lượng và trình độ của đội ngũ công chức/viên chức/nhân viên hợp đồng làm việc tại Lưu trữ lịch sử quận, huyện:
Số lượng: Chuyên trách: 10, Kiêm nhiệm: 3, Hợp đồng: 3
Trình độ: Đại học: 7, Cao đẳng: 3, Trung cấp: 6
- Công tác thu thập tài liệu:
+ Số lượng quận, huyện đã thu tài liệu của các cơ quan: UBND, HĐND, Văn phòng UBND: 15
+ Số lượng quận, huyện đã thu tài liệu của các Phòng chuyên môn và các cơ quan khác thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quận, huyện theo quy định tại Khoản 3, Mục II Thông tư 04/2006/TT-BNV hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp: 7 quận, huyện
Một số cơ quan tổ chức cấp quận, huyện đã giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ quận, huyện: UBND, HĐND, Văn phòng UBND
                + Số lượng tài liệu trung bình hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ quận, huyện (đơn vị tính: mét giá/1 Kho lưu trữ quận, huyện): 46m/kho
 Các loại hình tài liệu có trong kho: tài liệu giấy
- Công tác chỉnh lý tài liệu
+ Số lượng quận, huyện đã chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu thu về (khái quát các tên các phông đã được chỉnh lý): 7
+ Số lượng quận, huyện đã chỉnh lý một phần tài liệu thu về: 7
+ Số lượng quận, huyện chưa chỉnh lý tài liệu thu về: 1
- Công tác xác định giá trị tài liệu
+ Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị: 4 quận, huyện đã thực hiện tiêu hủy
- Công tác bảo quản tài liệu
+ Số lượng quận, huyện đã xây dựng kho lưu trữ cấp quận, huyện: 0
+ Số lượng quận, huyện đã bố trí diện tích nhất định để bảo quản tài liệu lưu trữ quận, huyện, diện tích trung bình mỗi phòng/kho : 15/15 quận, huyện đã bố trí diện tích nhất định để bảo quản tài liệu, trung bình 32 m2/kho
+ Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho: 15/15 Quận, huyện đã bố trí trang thiết bị bảo quản trong kho (gồm: giá, hộp, bìa, bình chữa cháy, máy hút bụi, quạt thông gió, máy điều hòa...)
- Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Số lượt độc giả và số lượt hồ sơ đưa ra phục vụ tại Lưu trữ quận, huyện:
Trung bình: Lượt độc giả: 83 độc giả/năm; Lượt hồ sơ: 95 lượt/năm
 b) Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực (từ ngày 1/7/2012 đến 6/2014)
- Các quận, huyện đã thực hiện theo Luật Lưu trữ
+ Số lượng quận, huyện đã thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ không tổ chức Lưu trữ lịch sử ở cấp quận, huyện: 15
+ Số lượng tài liệu lưu trữ lịch sử quận, huyện đã giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (thống kê theo từng quận, huyện, đơn vị tính: mét giá/huyện): 0
+ Cơ quan quản lý tài liệu bảo quản có thời hạn của Lưu trữ lịch sử quận, huyện trước đây: 15/15 quận, huyện do Văn phòng quản lý
+ Số lượng quận, huyện trước đây đã có chủ trương xây mới Kho lưu trữ quận, huyện nhưng hiện tại đang tạm dừng dự án theo quy định của Luật lưu trữ: 0
- Các quận, huyện chưa thực hiện theo Luật Lưu trữ
+ Số lượng quận, huyện chưa thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ: giữ nguyên tổ chức Lưu trữ lịch sử ở cấp quận, huyện. Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp quận, huyện:
Số lượng quận, huyện do Văn phòng UBND quận, huyện quản lý: 11
Số lượng quận, huyện do Phòng Nội vụ quản lý: 4
+ Nhân sự quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp quận, huyện:
Số lượng: Chuyên trách: 10, Kiêm nhiệm: 3, Hợp đồng: 3
Trình độ: Đại học: 7, Cao đẳng: 3, Trung cấp: 6
+ Công tác thu thập, giao nộp tài liệu
Số lượng quận, huyện tiếp tục tiến hành thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ quận, huyện:0
+ Công tác bảo quản tài liệu
Số lượng quận, huyện tiếp tục duy trì Kho lưu trữ quận, huyện/tổng số quận, huyện đã có kho trước đây: 15/15
Số lượng quận, huyện tiếp tục xây mới Kho lưu trữ quận, huyện: 0
3. Tình hình quản lý tài liệu lưu trữ cấp xã (tính đến tháng 6 năm 2014)
- Nhân sự quản lý tài liệu lưu trữ cấp xã, phường, thị trấn:
+ Số lượng xã, phường, thị trấn giao cho công chức Văn phòng - Thống kê quản lý tài liệu lưu trữ: 195
+ Số lượng xã, phường, thị trấn giao cho những người hoạt động không chuyên trách quản lý tài liệu lưu trữ: 17
+ Số lượng xã, phường, thị trấn giao cho người lao động hợp đồng quản lý tài liệu lưu trữ: 11
- Công tác thu thập tài liệu:
+ Số lượng xã, phường, thị trấn đã thu tài liệu của cán bộ, công chức UBND, HĐND và các cơ quan thuộc UBND xã, phường, thị trấn: 35
+ Số lượng xã, phường, thị trấn chưa thu được tài liệu từ các nguồn nộp lưu mà tài liệu được giữ tại phòng làm việc của cán bộ, công chức : 188
                + Số lượng tài liệu trung bình hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ xã, phường, thị trấn (đơn vị tính: mét giá/1 kho lưu trữ xã, phường, thị trấn): 3m/kho
Các loại hình tài liệu có trong kho: Tài liệu giấy
- Công tác chỉnh lý tài liệu
+ Số lượng xã, phường, thị trấn đã chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu thu về: 20
+ Số lượng xã, phường, thị trấn đã chỉnh lý một phần tài liệu thu về: 123
+ Số lượng xã, phường, thị trấn chưa chỉnh lý tài liệu thu về: 80
- Công tác xác định giá trị tài liệu
+ Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị: 29
- Công tác bảo quản tài liệu
+ Số lượng xã, phường, thị trấn đã bố trí được diện tích nhất định (từ 20m² trở lên làm kho bảo quản tài liệu): 22
+ Số lượng xã, phường, thị trấn chưa có kho lưu trữ: 201
+ Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho: Tủ, giá, hộp, cặp
- Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Số lượt độc giả và số lượt hồ sơ đưa ra phục vụ tại Lưu trữ xã, phường, thị trấn: Trung bình một năm Lưu trữ của một xã phục vụ 51 lượt độc giả/1 xã/1 năm; 56 lượt hồ sơ/1 xã/1 năm).
4. Đề xuất, kiến nghị
a) Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
- Tham mưu với Bộ Nội vụ trình Chính phủ ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác văn thư, lưu trữ như: danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo Luật Lưu trữ, lập hồ sơ trên môi trường mạng…
- Tham mưu cho Chính phủ, Bộ Nội vụ hỗ trợ kinh phí đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng vì hiện nay diện tích kho lưu trữ tại thành phố Hải Phòng nói riêng và các tỉnh, thành phố trên cả nước đã không đáp ứng được yêu cầu của việc thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hàng năm.
- Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ nhất là những vấn đề đang khó khăn vướng mắc hiện nay như: quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ…
 
b) Đối với thành phố
- Tăng cường hơn nữa công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ;
- Đổi mới việc đào tạo bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, có chuyên môn nghiệp vụ, thường xuyên tổ chức trao đổi, giao lưu các điển hình tiên tiến trong công tác này;
- Quan tâm chỉ đạo tiếp tục đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo từng giai đoạn nhằm giải quyết triệt để khối tài liệu tồn đọng hiện nay tại các cơ quan, tổ chức, dần đưa công tác lưu trữ của thành phố đi vào nề nếp;
- Chỉ đạo sát sao trong thực hiện Đề án xây kho lưu trữ chuyên dụng, tạo điều kiện bảo quản an toàn khối tài liệu lịch sử của thành phố./.
Trên đây là báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng gửi Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước để tổng hợp./.
 

KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC         Trịnh Văn Minh

 
Tải về tại đây