Báo cáo số 744/BC-SNV ngày 13/5/2011 của Sở Nội vụ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG SỞ NỘI VỤ   Số: 744/BC-SNV

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc   Hải Phòng, ngày 13 tháng 5 năm 2011

 
  
Phần I
KẾT QUẢ 10 NĂM THI HÀNH PHÁP LỆNH LƯU TRỮ QUỐC GIA
I. PHỔ BIẾN, TUYÊN TRUYỀN PHÁP LỆNH LƯU TRỮ QUỐC GIA. XÂY DỰNG, BAN HÀNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ
1. Các hình thức phổ biến, tuyên truyền Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
Trong 10 năm qua (2001-2010), công tác tuyên truyền, phổ biến nội dung các văn bản của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 đã được thành phố Hải Phòng quan tâm và triển khai có hiệu quả.
Sau khi các văn bản mới được ban hành, thành phố đã sao lục gửi đến các quận, huyện và các sở, ban, ngành là đầu mối thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu về Trung tâm Lưu trữ thành phố (nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố), để các đơn vị triển khai thực hiện.
Từ năm 2001 đến năm 2010, thành phố đã tổ chức hơn 10 lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng; 16 lớp tại các quận, huyện:Vĩnh Bảo, Thủy Nguyên, An Lão, Tiên Lãng, Lê Chân, Dương Kinh... và sở ban ngành: Sở Giáo dục - Đào tạo, Sở Thông tin - Truyền thông...các Hội nghị tổng kết công tác văn thư - lưu trữ hàng năm. Nội dung các lớp bồi dưỡng, đào tạo và các hội nghị này đều tập trung tuyên truyền, quán triệt nội dung các văn bản mới của Trung ương và thành phố về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia nói riêng đến lãnh đạo và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố.
                2. Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật tại địa phương
Để triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng, từ năm 2001-2010, thành phố đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ như:
a) Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ do Ủy ban nhân dân thành phố ban hành
- Quyết định số 535/QĐ-UB ngày 23/3/2001 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng;
- Quyết định số 1108/QĐ-UB ngày 22/5/2003 về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố;
- Chỉ thị số 13/CT-UB ngày 23/5/2003 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tăng cường công tác lưu trữ;
- Quyết định số 2396/QĐ-UB ngày 3/10/2003 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành quy định về công tác lưu trữ;
- Chỉ thị số 25/CT-UB ngày 01/11/2003 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tiếp tục tăng cường quản lý, hoạt động về công tác lưu trữ;
- Công văn số 649/CV-UB ngày 02/2/2005 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ năm 2005;
- Công văn số 1616/CV ngày 06/4/2005 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ năm 2005;
- Kế hoạch số 118/KH-VP ngày 03/3/2008 về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2007;
b) Các công văn hướng dẫn nghiệp vụ do Trung tâm Lưu trữ thành phố ban hành
- Công văn số 10/TTLT ngày 18/4/2007 về việc thẩm tra hồ sơ xét hủy tài liệu hết thời hạn bảo quản của UBND quận Ngô Quyền;
- Công văn số 17/TTLT ngày 04/7/2007 về việc đảm bảo an toàn hệ thống kho lưu trữ;
- Công văn số 19/TTLT ngày 12/7/2007 về việc xin ý kiến kiểm tra chéo công tác văn thư- lưu trữ 2 năm 2006, 2007;
- Công văn số 23/TTLT ngày 15/8/2007 về việc xin ý kiến tập huấn nghiệp vụ và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2007;
- Công văn 126/VP-TTLT ngày 06/3/2008 về việc tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2008;
c) Sau khi công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ được giao cho Sở Nội vụ, Sở Nội vụ đã tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thành phố ban hành một số văn bản nhằm quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ như:
- Chỉ thị số 19/CT-UBND ngày 26/8/2008 của Uỷ ban nhân dân thành phố về tăng cường lãnh đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
- Quyết định số 1401/QĐ-UBND ngày 26/8/2008 của Uỷ ban nhân dân thành phố về kiện toàn Trung tâm Lưu trữ thành phố, trong đó xác định Trung tâm Lưu trữ thành phố là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Nội vụ;
- Quyết định số 1402/QĐ-UBND ngày 26/8/2008 của Uỷ ban nhân dân thành phố về việc Ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố;
- Công văn số 5557/UBND-VX ngày 24/9/2009 về việc xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng thành phố;
- Thông báo số 21/TB-UBND ngày 22/01/2010 về việc khảo sát để nghiên cứu quy hoạch và lập dự án đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng thành phố;
- Các Quyết định thu nộp tài liệu về lưu trữ lịch sử của thành phố từ 2005-2010: 38 quyết định.
d) Một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ ban hành
- Kế hoạch số 774/KH-SNV ngày 14/5/2008 về việc tiếp nhận danh mục và dữ liệu hồ sơ cán bộ đi B của thành phố do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chuyển giao;           
- Quyết định số 68/QĐ-SNV ngày 05/9/2008  ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ thành phố;
- Tờ trình số 286/TTr-SNV ngày 18/3/2009 về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng;
- Hướng dẫn số 113/HD-SNV ngày 29/01/2010 của Sở Nội vụ về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
- Các Công văn: Số 1296/SNV-VP ngày 15/8/2008 về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ  nhà nước năm 2008; Số 1233/SNV-VTLT ngày 30/7/2008 về đôn đốc thu nộp tài liệu về Trung tâm Lưu trữ thành phố năm 2008; Số 891/SNV-VTLT ngày 03/6/2008  về hướng dẫn xử lý tài liệu khi giải thể, hợp nhất, sáp nhập các cơ quan, đơn vị; Số 1797/SNV-VP ngày 25/11/2008  về  thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ; Công văn số 687/SNV-XDCQ ngày 18/5/2010 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn bổ sung một số nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ; Công văn số 427/SNV-VTLT ngày 28/3/2011 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 đối với quận, huyện; sở ngành thuộc nguồn nộp lưu và lưu trữ lịch sử thành phố;
                đ) Từ  khi được thành lập theo Quyết định số 1691/QĐ-UBND ngày 13/10/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu giúp Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành một số văn bản về công tác văn thư, lưu trữ sau:
- Quyết định  số 398/QĐ-CT ngày 22/3/2011 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- Quyết định thu thập tài liệu lưu trữ năm 2011 (03 quyết định);
                e) Một số văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành
                - Kế hoạch số 25/KH-CCVTLT ngày 27/12/2010 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức mở lớp bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2011;
                - Kế hoạch số 37/KH-CCVTLT ngày 30/3/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức mở lớp bồi dưỡng tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
                - Công văn số 39/CCVTLT-QLVTLT ngày 04/4/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc hướng dẫn thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
                - Công văn số 41/CCVTLT-QLVTLT ngày 06/4/2011 về việc đề nghị Công ty TNHH một thành viên Điện lực Hải Phòng thực hiện Quyết định số 369/QĐ-CT ngày 11/3/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về thu thập tài liệu lưu trữ lịch sử năm 2010
                - Hướng dẫn số 44/CCVTLT-QLVTLT ngày 13/4/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử năm 2011.
3. Kết quả tổ chức thực hiện
Qua 10 năm tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia nói riêng, công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hải Phòng đã có những bước chuyển biến tích cực, đặc biệt trong việc nâng cao nhận thức xã hội đối với công tác này.
Từ nhận thức đúng về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với công tác chuyên môn nói riêng và hoạt động xã hội nói chung, lãnh đạo và cán bộ các cấp, các ngành đã quan tâm, chỉ đạo và thực hiện khá nghiêm túc và đầy đủ các quy định của ngành như bố trí kho tài liệu, trang thiết bị bảo quản và bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, góp phần từng bước nâng cao hiệu quả công tác này trên toàn thành phố.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu trữ (đặc biệt là công tác lưu trữ) của thành phố Hải Phòng vẫn còn gặp nhiều khó khăn, nhất là việc lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ tài liệu tại lưu trữ hiện hành các cơ quan. Mặc dù vậy, với sự quan tâm chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố và sự nỗ lực của các cấp, các ngành, các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, thành phố Hải Phòng tin tưởng sẽ sớm khắc phục những tồn tại, hạn chế để đưa công tác này xứng đáng với vai trò, vị trí của mình trong đời sống kinh tế, chính trị, xã hội của thành phố.
II. TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN THƯ, LƯU TRỮ. ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Tổ chức
a) Kết quả thực hiện công tác tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ theo quy định
                Từ năm 2001 đến nay, tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố có nhiều thay đổi theo các quy định mới của nhà nước, cụ thể:
                - Thực hiện Thông tư số 40/1999/TT-TCCP ngày 24/01/1999 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 535/QĐ-UB ngày 23/3/2001 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Trung tâm Lưu trữ thành phố thực hiện chức năng giúp Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi thành phố;
                - Thực hiện Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thành phố  giao Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố trực tiếp quản lý;
- Thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ giao về Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ các quận, huyện  và chuyển Trung tâm Lưu trữ thành phố từ Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố về Sở Nội vụ quản lý;
- Thực hiện Quyết định số 546/QĐ-UBND ngày 04/4/2008 của Uỷ ban nhân dân thành phố, từ tháng 5/2008, Sở Nội vụ đã tiếp nhận việc bàn giao chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thành phố từ Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố và tiến hành kiện toàn, bổ sung chức năng nhiệm vụ  cho Trung tâm Lưu trữ thành phố. Phòng Nội vụ các quận, huyện đã tiếp nhận việc bàn giao nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ từ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận, huyện và chỉ đạo tổ chức thực hiện, nên công tác văn thư, lưu trữ tiếp tục  được duy trì, tăng cường và đã đạt được nhiều kết quả; 
                - Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp; Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số 1691/QĐ-UBND ngày 13/10/2010 về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật. Đối với Phòng Nội vụ quận, huyện bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ quận, huyện thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận, huyện quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ của quận, huyện.
                b) Tổ chức bộ máy hiện nay
                - Cấp thành phố: Chi cục Văn thư -Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ là đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố với 15 biên chế, trong đó có 01 thạc sỹ, 11 đại học (05 chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; 01 Cao đẳng Nội vụ 02 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư - lưu trữ.
                - Tại Sở, ban, ngành: Hiện nay, đa số các sở, ban, ngành (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) thuộc thành phố chưa có tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ ( Phòng, tổ) mà chỉ có cán bộ công chức, viên chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Tổ chức - Hành chính. Trong đó, có 54 cơ quan, đơn vị có công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Mới có 02 cơ quan, đơn vị có phòng lưu trữ là: Bảo hiểm xã hội thành phố và Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Nam Triệu.
                - Đối với Ủy ban nhân dân các quận, huyện: Công tác quản lý nhà nước và lưu trữ lịch sử cấp huyện từ văn phòng bàn giao cho Phòng Nội vụ. Phòng Nội vụ các quận, huyện đã bố trí cán bộ phụ trách công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Một số quận, huyện, công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hiện giao cho Văn phòng Ủy ban nhân dân thực hiện. Đa số các quận, huyện chỉ mới bố trí cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng, chỉ có 02 quận bố trí hình thức tổ văn thư, đó là quận Dương Kinh và quận Hải An.
                2. Biên chế công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
                - Đến năm 2010 có tổng số 57 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, hồ sơ về Chi cục Văn thư - Lưu trữ với 85 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Bình quân một sở, ban, ngành có 1,5 biên chế công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Một số sở, ban, ngành chỉ có công chức, viên chức làm văn thư (lưu trữ) kiêm nhiệm như: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Sở Công Thương, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; Trường Cao đẳng Cộng đồng, Hội Nhà báo, Hội Luật gia…;
- Phòng Nội vụ các quận, huyện đã bố trí từ 01 đến 02 cán bộ làm công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Tổng số là 20 người/15 quận huyện;
- Tại các phòng chuyên môn cấp quận, huyện không có biên chế công chức văn thư (lưu trữ).
3. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ
a) Trình độ công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ
Theo thống kê, hiện nay, toàn thành phố có hơn 400 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ (bao gồm cả chuyên trách và kiêm nhiệm), trong đó đa số được đào tạo trình độ đại học và trung cấp các ngành khác, chỉ có 30% được đào tạo trình độ đại học và trung cấp đúng chuyên ngành. Đây cũng là một trong những khó khăn của thành phố Hải Phòng trong thực hiện các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
b) Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác cán bộ trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, thành phố Hải Phòng đã đặc biệt quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác này trên phạm vi toàn thành phố, cụ thể bằng nhiều hình thức đa dạng như:
- Hàng năm, thành phố mở các lớp tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao nhận thức xã hội và bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố;
- Định kỳ 2 năm tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giữa các quận, huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của thành phố, có hội nghị tổng kết để đánh giá và khen thưởng, góp phần xây dựng môi trường học tập kinh nghiệm lẫn nhau của các cơ quan, tổ chức;
- Các cơ quan, đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn ngày do Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước và Trường Cao đẳng Nội vụ mở;
- Các buổi sinh hoạt chuyên đề, giao ban khối quận, huyện, công tác văn thư, lưu trữ cũng được triển khai quán triệt đến lãnh đạo các phòng Nội vụ, từ đó nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và công tác chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các quận, huyện trên địa bàn thành phố.
c) Kết quả đạt được
Trong 10 năm qua, thành phố Hải Phòng đã tổ chức được 16 lớp tập huấn cho 1566 lượt cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên toàn thành phố. Không chỉ giới hạn tới cán bộ văn thư, lưu trữ các quận, huyện và các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu về lưu trữ lịch sử của thành phố mà còn tập huấn tới cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ các trường học, các xã, phường, thị trấn tại một số quận, huyện. Nội dung tập huấn tập trung giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ mới của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; kỹ thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử... Nội dung tập huấn cụ thể, tập trung vào các vấn đề cơ bản còn yếu kém nên chất lượng, hiệu quả tập huấn được đánh giá khá tốt.
Tuy nhiên do thời gian tập huấn ngắn nên chưa đảm bảo tất cả các yêu cầu công việc, bên cạnh đó, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thường xuyên luân chuyển, thay đổi nên cũng ảnh hưởng tới chất lượng của các đợt tập huấn.
 III. QUẢN LÝ THỐNG NHẤT CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ VỀ LƯU TRỮ
1. Thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại các cơ quan trên địa bàn thành phố
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại các cơ quan trong thành phố những năm gần đây chưa đáp ứng được những yêu cầu của Pháp lệnh. Đa số các cơ quan vẫn còn nhiều cán bộ, chuyên viên chưa lập hồ sơ công việc hoặc hồ sơ được lập nhưng chưa đảm bảo yêu cầu. Việc thu tài liệu đến hạn vào lưu trữ hiện hành ở nhiều cơ quan cũng chưa được thực hiện theo đúng quy định, tài liệu thu về không theo kế hoạch, dưới dạng tài liệu rời lẻ, bó gói.
2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử
- Để thực hiện tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và Ủy ban nhân dân một số quận, huyện trên địa bàn thành phố căn cứ các văn bản quy định, hướng dẫn của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đã ban hành Danh mục số 1 và Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố và của quận, huyện. Danh mục này đã có những thay đổi phù hợp với thực tế về tên gọi, cơ cấu tổ chức của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, đảm bảo đầy đủ và chính xác.
- Công tác tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu của Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thực hiện khá hiệu quả và đúng quy định. Căn cứ Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của thành phố, hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đề nghị Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các Quyết định về việc thu thập tài liệu của một số cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu. Tuy nhiên do điều kiện diện tích kho tàng không đảm bảo nên mặc dù nhiều cơ quan, tổ chức đã đến thời hạn nộp lưu nhưng vẫn chưa thu thập được tài liệu về lưu trữ lịch sử.
- Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thu được tài liệu của 38/139 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của thành phố với tổng số 42 phông, tương đương 550 mét tài liệu.
- Với lưu trữ lịch sử cấp quận, huyện, việc thu thập tài liệu vẫn còn nhiều khó khăn và hạn chế nhất định. Đa số các quận, huyện mới chỉ thu được tài liệu của 2 phông Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các phông tài liệu khác trong danh mục hầu như chưa thu được. Qua thống kê, vẫn có nhiều tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các quận, huyện nhưng chưa thu được. Nguyên nhân chủ yếu do tài liệu chưa được lập hồ sơ công việc, cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức này còn thiếu và chưa đảm bảo về nghiệp vụ nên tài liệu chưa đủ điều kiện nộp về lưu trữ lịch sử. Thực tế này khiến cho số lượng phông tài liệu tại lưu trữ lịch sử các quận, huyện vẫn còn nhiều hạn chế. Sau 10 năm thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, lưu trữ lịch sử các quận, huyện trên địa bàn thành phố Hải Phòng đã thu được 690 mét tài liệu, chủ yếu là các phông Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, số lượng các phông tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu chưa thu được nhiều.
- Thực hiện Thông tư số 46/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ về việc “Hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước”, Sở Nội vụ đã ban hành văn bản hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xử lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập và chuyển đổi hình thức đúng quy định, đảm bảo tài liệu không bị mất mát, thất lạc. Tuy nhiên, việc thu tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử khi cơ quan chia tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu...chưa được thực hiện triệt để.
3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
- Hiện nay, tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có 440 m2 sàn kho, trang thiết bị bảo quản tương đối đầy đủ, gồm 07 máy điều hòa không khí, 02 máy hút ẩm, 01 máy hút bụi,  bình chữa cháy và hệ thống báo cháy tự động tuy nhiên do là kho tạm nên thiếu kiên cố, chưa đảm bảo theo yêu cầu chất lượng kho lưu trữ. Kho lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ hiện nay đang lưu trữ 42 phông (tương đương 550 mét tài liệu), đã chỉnh lý hoàn chỉnh 23 phông (tương đương 403 mét tài liệu), trong đó chủ yếu là tài liệu hành chính và xây dựng cơ bản, một số ít tài liệu là sách, báo và Công báo. Về cơ bản, tình trạng vật lý của tài liệu khá tốt, chỉ có một số ít tài liệu từ các năm 1955 đến 1989 bị rách mép và mờ chữ. Tuy nhiên, Chi cục Văn thư - Lưu trữ luôn áp dụng các biện pháp bảo quản tốt nhất trong điều kiện có thể, phục vụ khai thác và sử dụng hợp lý nên đảm bảo tài liệu không bị hư hại thêm.
- Tại các quận, huyện, diện tích kho lưu trữ hiện nay là 577m2, trong đó chủ yếu là kho không chuyên dụng, 30% là kho tạm, được trang bị 18 máy điều hòa, 07 máy hút bụi, 23 quạt thông gió và 53 bình chữa cháy..., bảo quản 410 mét tài liệu lưu trữ, chủ yếu là tài liệu hành chính của các phông Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Tình trạng vật lý của khối tài liệu này hiện nay tương đối tốt, tuy nhiên nếu không có chế độ bảo quản hợp lý theo quy định thì rất dễ bị hư hại.
4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu phổ biến hiện nay tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ là sử dụng tài liệu tại phòng đọc và cấp phát các bản chứng thực lưu trữ. Việc tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ chỉ được tổ chức khi có các sự kiện lớn của thành phố như kỷ niệm 55 năm ngày Hải Phòng giải phóng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức triển lãm với 60 hồ sơ và 81 văn bản; Biên soạn thư mục phục vụ bầu cử Hội đồng nhân dân các cấp gồm 148 văn bản với 505 trang văn bản.
- Năm 2008, thành phố Hải Phòng đã tổ chức tiếp nhận danh mục và dữ liệu hồ sơ cán bộ đi B của thành phố do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chuyển giao, sau đó biện tập lại thành danh mục cán bộ đi B theo đơn vị hành chính, tổ chức họp báo, đăng tải trên báo Hải Phòng và hướng dẫn khai thác khối tài liệu này. Điều này có ý nghĩa quan trọng và sâu sắc, góp phần động viên tư tưởng đối với các gia đình có công với cách mạng, có người đã hy sinh cho sự nghiệp chống mỹ cứu nước.    
- Để phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, bên cạnh việc xây dựng hệ thống Mục lục hồ sơ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ với 2978 hồ sơ, bước đầu thử nghiệm tra tìm tài liệu trên máy đối với tài liệu đã số hóa nhằm hiện đại hóa công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trung bình hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phục vụ trên 300 lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc, cấp chứng thực lưu trữ cho hàng nghìn trang văn bản, phục vụ các mục đích hợp pháp của nhân dân, góp phần tích cực phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế xã hội của thành phố.
- Tại lưu trữ các quận, huyện trung bình mỗi năm phục vụ khai thác 1044 lượt khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ với 524 hồ sơ và gần 1000 văn bản, phát huy có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ.
5. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ
- Tham gia 03 đợt kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức (năm 2005, 2007, 2009) và đạt kết quả cao. Qua các đợt kiểm tra chéo đã học tập và bổ sung thêm nhiều kiến thức về nghiệp vụ của các đơn vị tỉnh bạn. Bên cạnh việc kiểm tra chéo giữa các tỉnh, trong 10 năm qua, công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ luôn được Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo kế hoạch hàng năm. Từ năm 2006, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và Sở Nội vụ đã tổ chức các đợt kiểm tra chéo công tác văn thư - lưu trữ đối với các quận, huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của thành phố với tổng số 74 đầu mối. Nội dung kiểm tra bao gồm công tác quản lý, tổ chức cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đến các khâu nghiệp vụ như quản lý văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, công tác đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ như; kho tàng, giá, và các trang thiết bị bảo quản, công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ...
 - Qua các đợt kiểm tra chéo đã nắm bắt được cụ thể, chính xác tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và có các biện pháp khắc phục cụ thể, giúp các cơ quan, tổ chức nâng cao chất lượng công tác, góp phần thúc đẩy công tác này trong toàn thành phố ngày càng tiến bộ... Bên cạnh các đợt kiểm tra, hướng dẫn theo chương trình kiểm tra chéo được tổ chức 2 năm 1 lần, hàng năm, ngay sau khi Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các quyết định về việc thu thập tài liệu về lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều tổ chức các cuộc họp hướng dẫn và cử các đoàn công tác xuống đơn vị kiểm tra, hướng dẫn cụ thể các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện các quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố. Do đó công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử của thành phố được thực hiện tương đối hiệu quả, hồ sơ nộp về lưu trữ lịch sử được đảm bảo về chất lượng.
- Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc tham gia của một số ít cơ quan, tổ chức đối với hoạt động kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố vẫn chưa đầy đủ, chưa thực sự rút kinh nghiệm và có thay đổi trong nhận thức và thực hiện công tác này. Mặt khác, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được đào tạo đúng chuyên ngành không nhiều nên ít có sự trao đổi, đóng góp ý kiến trong quá trình kiểm tra chéo, điều này cũng làm ảnh hưởng tới chất lượng của các cuộc kiểm tra.
- Hàng năm, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ cũng tổ chức các đợt kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là những cơ quan, tổ chức còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện. Do đó, chất lượng và hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nói riêng và trong toàn thành phố nói chung đã có nhiều biến chuyển tích cực.
5. Đầu tư kinh phí và tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ
- Một trong những khó khăn lớn hiện nay đối với công tác văn thư, lưu trữ là việc bố trí kinh phí. Mặc dù các khoản kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ đều đã được cấp vào nguồn ngân sách hàng năm của các cơ quan tuy nhiên vẫn còn một số cơ quan chưa thực sự quan tâm đến việc đầu tư cho công tác này. Kho tàng chật hẹp, diện tích kho tạm chiếm tỷ lệ khá lớn, các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, đặc biệt là công tác lưu trữ như giá, hộp, bìa và các loại máy điều hòa, quạt thông gió... còn thiếu thốn. Hiện nay, Sở Nội vụ đang chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng “Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng” với tổng số kinh phí 92.061.018.318đ nhằm giải quyết triệt để khối tài liệu hiện nay đang tồn đọng tại các quận, huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trên địa bàn thành phố.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đang là một trong những nhu cầu thiết yếu nhằm từng bước hiện đại hóa và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này. Tại thành phố Hải Phòng, trong 10 năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ cũng được Ủy ban nhân dân thành phố quan tâm bằng việc chỉ đạo cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến cho bộ phận văn thư tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố và gần đây là duyệt cấp kinh phí cho kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ và đã số hóa được 2978 hồ sơ với hàng chục nghìn văn bản, phục vụ cho việc từng bước hiện đại hóa công tác lưu trữ nói chung và công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu nói riêng.
- Hiện nay, thành phố Hải Phòng đang triển khai thử nghiệm phần mềm dùng chung eOffice tại một số Sở ngành, nếu khả thi sẽ cài đặt tại tất cả các Sở, ngành trên địa bàn thành phố, tạo điều kiện thuận lợi không chỉ cho công tác văn thư, lưu trữ mà còn đối với tất cả các hoạt động chuyên môn khác phục vụ mục tiêu phát triển chung của thành phố và của quốc gia.
- Nhìn chung, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại thành phố Hải Phòng trong 10 năm qua tuy đã có nhiều tiến bộ nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của sự đổi mới và phát triển. Do đó, việc đầu tư cho công tác này hiện nay đang là một trong những đòi hỏi cấp thiết nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư lưu trữ nói riêng và công tác chuyên môn nói chung.
6. Chế độ thông tin báo cáo
Thực hiện quy định về công tác báo cáo thống kê tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ, hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều tổng hợp báo cáo từ các quận, huyện và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, tổng hợp báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, tuy nhiên có năm báo cáo còn chậm so với quy định. Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ cũng luôn báo cáo kịp thời khi có yêu cầu đột xuất từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, cơ bản đảm bảo các yêu cầu về chế độ thông tin báo cáo trong công tác.
7. Công tác thi đua, khen thưởng
Qua 10 năm thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hải Phòng đã có nhiều chuyển biến tích cực. Những nỗ lực không ngừng đó đã được Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ghi nhận qua nhiều hình thức khen thưởng về công tác này (phụ lục kèm theo).
Phần II
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG
I. ƯU ĐIỂM
1. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân các quận, huyện và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố đã quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ. Trong điều kiện cụ thể, các cơ quan đều đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, bố trí kho để tài liệu lưu trữ và có các trang thiết bị tối thiểu phục vụ cho việc bảo quản tài liệu.
2. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố đa số là cán bộ trẻ, trong độ tuổi 25 - 35, luôn tích cực học hỏi trau dồi kinh nghiệm, hàng năm đều được tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ nên nhận thức và trình độ chuyên môn ngày càng được nâng lên.
3. Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố được thực hiện thường xuyên và có hiệu quả. Đặc biệt là với hình thức kiểm tra chéo giữa các quận, huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đã góp phần thúc đẩy mạnh mẽ sự trao đổi, học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, góp phần dần đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp.
4. Việc thực hiện chế độ phụ cấp độc hại bằng tiền và bằng hiện vật đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện đầy đủ, đúng quy định.
5. Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị được các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh, đúng quy định của nhà nước về quy trình, thủ tục, đảm bảo an toàn thông tin tài liệu.
6. Thành phố quan tâm đến công tác đào tạo, tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này trên toàn thành phố.
II. HẠN CHẾ
1. Việc lập hồ sơ công việc ở nhiều cơ quan, đơn vị còn mang tính hình thức hoặc chưa đúng với quy định của nhà nước, ngay cả các đơn vị đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ và quy định về thu nộp tài liệu về lưu trữ cơ quan nhưng vẫn chưa thực hiện theo đúng quy định.
2. Việc thu nộp tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo các quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố đôi khi còn chậm so với quy định, nguyên nhân chính do lãnh đạo một số đơn vị chưa thực sự quan tâm tới công tác này và do không có cán bộ lưu trữ đúng chuyên ngành nên dù đã có sự hướng dẫn của cán bộ Chi cục song việc thu nộp và chỉnh lý tài liệu tại các đơn vị còn gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, tài liệu tại các đơn vị không còn nhiều, bị thất lạc mất mát do không được bảo quản đúng quy định.
3. Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tại các quận, huyện còn gặp nhiều khó khăn, số lượng phông tài liệu chưa tương xứng với nguồn nộp lưu, nguyên nhân do số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ còn thiếu, diện tích kho lưu trữ lịch sử còn thiếu, tài liệu tại lưu trữ hiện hành lại chưa được lập hồ sơ nên gây khó khăn cho công tác thu thập vào lưu trữ lịch sử.
4. Diện tích kho lưu trữ còn thiếu là một trong những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hải Phòng. Qua thống kê, diện tích kho lưu trữ hiện nay của toàn thành phố là 2128 m2 trong đó diện tích kho tạm là 662 m2, còn lại là kho không chuyên dụng. Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, diện tích kho 440 m2 và thiếu kiên cố, không đảm bảo diện tích cho khối tài liệu thuộc các nguồn nộp lưu, do đó bố trí kho lưu trữ còn thiếu khoa học và chưa đúng với quy định. Một số ít các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu không bố trí được kho lưu trữ, chủ yếu là sử dụng các diện tích tận dụng làm kho tạm, không có các thiết bị bảo quản tối thiểu, ảnh hưởng không nhỏ tới tình trạng vật lý của tài liệu.
5. Khối lượng tài liệu tồn đọng lớn, nguyên nhân chính do tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành chưa được lập hồ sơ, cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan này lại thiếu và chưa được đào tạo đúng chuyên ngành nên việc xử lý khối tài liệu hàng năm không được triệt để, dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng kéo dài, tích đống, không xử lý được.
6. Các loại hình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ còn chưa đa dạng, chủ yếu là hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc và cấp phát các chứng thực lưu trữ. Công tác công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ còn hạn chế nên chưa phát huy triệt để giá trị của tài liệu.
7. Lực lượng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố còn mỏng, chủ yếu lại chưa được đào tạo đúng chuyên ngành nên cũng là một khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ.
8. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế. Mặc dù đã được đầu tư và có những bước phát triển nhất định nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu trong việc từng bước hiện đại hóa, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố.
Phần III
ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
I. VỀ XÂY DỰNG CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
                1. Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tham mưu giúp Bộ Nội vụ xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt cần tham mưu ban hành các văn bản mang tính quy phạm rộng rãi, tránh tình trạng chồng chéo với văn bản của các Bộ, ngành khác.
2. Xây dựng hệ thống phần mềm thống nhất trên toàn quốc, tiếp tục triển khai tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
II. VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ BIÊN CHẾ LÀM VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tham mưu giúp Bộ Nội vụ giao biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo mỗi cơ quan, tổ chức có cả cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ chuyên trách.
2. Quy định cụ thể về trình độ đào tạo đối với cán bộ làm công tác này, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch văn thư, lưu trữ.
3. Thực hiện hệ thống nghiệp vụ đồng bộ có hướng dẫn cụ thể tránh tình trạng hoạt động nghiệp vụ theo kiểu tự phát.
III. CÔNG TÁC ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÔNG CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề về văn thư, lưu trữ.
IV. CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG
Đề nghị các cơ quan Trung ương có đơn vị đóng trên địa bàn thành phố Hải Phòng hỗ trợ kinh phí giải quyết khối tài liệu tồn đọng tại các đơn vị.
V. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ KHÁC
1. Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tham mưu với Bộ Nội vụ có văn bản yêu cầu bắt buộc các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải hoàn thành xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng vào năm 2015.
2. Nghiên cứu đề xuất các chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình hiện nay.
3. Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu đề xuất ban hành quy định mới về thu phí và lệ phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cho phù hợp với tình hình hiện nay.
Qua 10 năm thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hải Phòng đã có những chuyển biến tích cực, từ một thành phố có công tác văn thư, lưu trữ yếu kém đã trở thành một trong những tỉnh, thành phố được nhận bằng khen của Bộ Nội vụ trong nhiều năm. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu trữ của thành phố vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong tiến trình hoàn thiện và từng bước hiện đại hóa công tác này. Rất mong nhận được sự quan tâm chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Ủy ban nhân dân thành phố, sự phối kết hợp chặt chẽ của các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức trong thành phố và sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ của thành phố ngày càng chất lượng và hiệu quả./.
 

KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC       Trịnh Văn Minh

 
 Tải về tại đây