Công văn 4094/UBND-NC ngày 14/10/2015 của UBND thành phố

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Số: 4094/UBND-SNV V/v chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hải Phòng, ngày 11 tháng 11 năm 2015

                                               
Kính gửi:
                - Ủy ban nhân dân các quận, huyện;
                   - Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
            lưu trữ lịch sử thành phố.
 
Thực hiện Kế hoạch số 3182/KH-UBND ngày 03/6/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Sở Nội vụ đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức kiểm tra tại 5 cơ quan, tổ chức bao gồm: Sở Tài chính, Sở Xây dựng, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Ủy ban nhân dân quận Ngô Quyền và Ủy ban nhân dân huyện Tiên Lãng.
Qua kiểm tra cho thấy công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố hiện nay tuy đã có nhiều chuyển biến tích cực nhưng vẫn còn một số hạn chế nhất định như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu còn thiếu chặt chẽ; công tác lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn nhiều hạn chế; sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp, các ngành về công tác này chưa đúng mức, do đó hiệu quả hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu trong tình hình mới.
                Để khắc phục những hạn chế, tiếp tục phát huy những ưu điểm và đưa công tác văn thư, lưu trữ của thành phố đi vào nề nếp, Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:
                1. Quan tâm công tác lãnh đạo, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ; thể hiện rõ vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu trong việc thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
                2. Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ: đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư. Tạo điều kiện cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ được học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
                3. Chấn chỉnh các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Quản lý văn bản đi, đến đúng quy định; quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo chặt chẽ, bàn giao con dấu phải có ý kiến bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
                4. Chỉ đạo và thực hiện nghiêm túc chế độ lập hồ sơ công việc. Đảm bảo các công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời triển khai thu thập hồ sơ công việc đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.     Chuẩn bị xây dựng Danh mục hồ sơ năm 2016 của cơ quan, tổ chức.
5. Đối với các nhiệm vụ trong năm 2015
- Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền; ban hành, sửa đổi và bổ sung một số văn bản như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ của cơ quan, đơn vị… phù hợp với các quy định hiện hành.
- Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nhằm tuyên truyền và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; nâng cao nhận thức của công chức, viên chức về trách nhiệm lập hồ sơ công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn đối với các đơn vị trực thuộc nhằm thống nhất nghiệp vụ, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đi vào nề nếp.
- Bố trí kho, đảm bảo đủ diện tích để bảo quản, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Đối với Ủy ban nhân dân các quận, huyện: yêu cầu xây dựng Đề án giải quyết tài liệu lưu trữ tồn đọng tại quận, huyện; chỉnh lý và bảo quản tốt khối tài liệu vĩnh viễn để chuẩn bị nộp về lưu trữ lịch sử khi có Quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố.
- Lập kế hoạch thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan, tổ chức, đảm bảo tài liệu lưu trữ trong kho được lập hồ sơ và chỉnh lý hoàn chỉnh theo nghiệp vụ quy định. Không tiêu hủy tài liệu khi chưa được xác định giá trị tài liệu và chưa có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
                Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố triển khai thực hiện nghiêm túc các nội dung trên. Giao Sở Nội vụ đôn đốc, hướng dẫn thực hiện, tổng hợp kết quả báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố./.

Nơi nhận: - CT, các PCT UBND TP; - UBND các quận, huyện; - Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; - CVP; các PCVP UBND TP; - CV: NC, VX; - Lưu: VT, SNV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH   (Đã ký)     Nguyễn Xuân Bình

                                                                                                                                                                                                                                                                                             
Tải về tại đây