Công văn số 1946/SNV-VTLT ngày 04/8/2014 của Sở Nội vụ

Để chủ động phòng ngừa thiệt hại do cháy, nổ, thiên tai, lụt, bão gây ra đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ, Sở Nội vụ đề nghị UBND các quận, huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố triển khai thực hiện một số công việc sau:
- Chỉ đạo xây dựng phương án bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung nội quy phòng cháy chữa cháy (PCCC) và các phương án về phòng chống lụt bão (PCLB) của kho lưu trữ;
- Thường xuyên kiểm tra trang thiết bị PCCC và PCLB để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các nội quy, quy định về bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; định kỳ tổ chức tập huấn, thực hành diễn tập về phương án PCCC và PCLB đối với từng loại hình hồ sơ, tài liệu;
- Đầu tư kinh phí để xây dựng mới, cải tạo nâng cấp kho lưu trữ; trang bị thiết bị cho hoạt động PCCC và PCLB;
- Quản lý chặt chẽ và sử dụng an toàn các chất cháy, chất nổ, nguồn lửa, nguồn nhiệt, thiết bị và dụng cụ, chất sinh lửa, sinh nhiệt đảm bảo các điều kiện an toàn cho hồ sơ, tài liệu;
- Thường xuyên theo dõi, cập nhật diễn biến về mưa, bão trên các phương tiện thông tin đại chúng để chủ động bảo vệ, đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện chế độ nộp lưu và bảo quản hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định, tránh để hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại những nơi không đảm bảo điều kiện bảo quản;
- Trường hợp xảy ra cháy, nổ hoặc thiên tai, bão lụt ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đề nghị các cơ quan, tổ chức chủ động, tích cực xử lý tại chỗ, đồng thời thông báo với Sở Nội vụ để phối hợp có biện pháp xử lý phù hợp đối với tài liệu lưu trữ, hạn chế thấp nhất thiệt hại đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Sở Nội vụ đề nghị Chủ tịch UBND quận, huyện; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra việc thực hiện các nội dung nêu trên để đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ./.
 
Tải về tại đây