Công văn của Sở Nội vụ về việc tăng cường thực hiện tốt Luật Lưu trữ, chỉnh lý tài liệu tồn đọng và lập hồ sơ công việc

Ngày 14/9/2018, Ủy ban nhân dân thành phố đã tổ chức Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ, tổng kết Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng (2012-2017) và triển khai Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. Phát biểu tại hội nghị, Phó chủ tịch thường trực Ủy ban nhân dân thành phố Nguyễn Xuân Bình đã chỉ đạo các cấp, các ngành và địa phương cần thực hiện ngay một số nội dung để thực hiện Luật Lưu trữ và triển khai có hiệu quả Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Căn cứ chỉ đạo của Phó chủ tịch thường trực Ủy ban nhân dân thành phố và thực tiễn việc triển khai công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại thành phố, Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 2203/SNV-CCVTLT ngày 26/9/2018 về việc tăng cường thực hiện tốt Luật Lưu trữ, chỉnh lý tài liệu tồn đọng và lập hồ sơ công việc, trong đó đề nghị Ủy ban nhân dân quân, huyện; các Sở, ngành thành phố khẩn trương thực hiện một số nội dung cụ thể như sau:
1. Đối với việc thực hiện Luật Lưu trữ
- Tiếp tục thực hiện các biện pháp tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm nâng cao nhận thức trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, cơ quan, đơn vị và tổ chức thực hiện nghiêm túc, thống nhất đúng quy định.
- Xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị đảm bảo các quy định hiện hành và tổ chức thực hiện nghiêm túc quy chế.
- Chấn chỉnh nghiệp vụ công tác văn thư, đặc biệt là quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; sử dụng văn bản khẩn, mật đúng mục đích; quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ công việc theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, lập hồ sơ trên môi trường mạng, thực hiện cải cách hành chính, tiến tới xây dựng chính phủ điện tử.
- Bố trí kinh phí đảm bảo yêu cầu cho công tác lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.
- Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc và các cơ quan, đơn vị trên địa bàn, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, xác định rõ trách nhiệm của tập thể và cá nhân đối với các sai phạm.
2. Đối với việc thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại UBND các quận, huyện
- Ủy ban nhân dân quận, huyện tích cực, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, chủ động bố trí kinh phí thực hiện, đảm bảo đến năm 2021 giải quyết dứt điểm tài liệu bó gói, tích đống từ năm 2015 trở về trước theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chi thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
- Nêu cao trách nhiệm của người đứng đầu trong việc chỉ đạo tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan, đơn vị, địa phương, xác định rõ trách nhiệm của các tập thể, cá nhân trong việc tổ chức thực hiện.
3. Đối với việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ
  - Tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch số 07/KH-UBND ngày 10/01/2018 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Tập trung chỉ đạo đảm bảo 100% các cơ quan, đơn vị phải lập hồ sơ công việc; thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đúng, đủ thành phần, phản ánh đúng nội dung công việc và thời gian theo quy định.
- Tổ chức thanh tra, kiểm tra, rà soát việc thực hiện lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, coi đây là một nhiệm vụ quan trọng trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị.
- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu chặt chẽ, phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, thực hiện tốt công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
- Tổng hợp kết quả thực hiện, gửi về Sở Nội vụ trước 31/12/2018 để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.
Sở Nội vụ đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện; các Sở, ngành thành phố quan tâm triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị chủ động liên hệ với Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để cùng phối hợp giải quyết.
Tải văn bản tại đây./.