Công văn số 239/SNV-VTLT ngày 14/2/2017 của Sở Nội vụ

Thực hiện Quyết định số 1779/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn thành phố Hải Phòng giai đoạn 2012 - 2017 và Công văn số 234/UBND-VXNC ngày 16/01/2017 của UBND thành phố về việc thực hiện Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tại UBND các quận, huyện;
Nhằm tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả Đề án và đảm bảo thời gian theo quy định, Sở Nội vụ hướng dẫn giải quyết tài liệu lưu trữ tồn đọng tại Ủy ban nhân dân quận, huyện cụ thể như sau:
1. Khảo sát, thu thập tài liệu
a) Xây dựng kế hoạch khảo sát và thu thập tài liệu, phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc khảo sát số lượng, tình trạng tài liệu tồn đọng tại từng đơn vị.
b) Thành phần, nội dung, thời gian tài liệu
- Tất cả tài liệu của Ủy ban nhân dân, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện; bao gồm cả tài liệu là văn bản lưu văn thư và tài liệu chuyên môn của công chức, viên chức.
- Thời gian tài liệu: Từ năm 2012 trở về trước.
2. Xây dựng Đề án (hoặc kế hoạch)
- Nội dung Đề án (kế hoạch) cần làm rõ mục đích, yêu cầu, khối lượng, thành phần tài liệu, các bước và thời gian thực hiện, dự toán kinh phí thực hiện.
- Kinh phí chỉnh lý tài liệu giấy được tính trên cơ sở Thông tư số 12/2010/TT-BNV hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy. Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
3. Thu thập tài liệu
- Tài liệu phải được thu về địa điểm tập trung và phân định riêng tài liệu của từng đơn vị để thuận lợi cho quá trình chỉnh lý.
- Khi thu thập tài liệu, lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện phải lập biên bản bàn giao (Biểu mẫu BM-CLTLG-01 tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000).
4. Chỉnh lý tài liệu
- Việc chỉnh lý tài liệu phải được thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ theo quy định tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
- Yêu cầu: Tài liệu sau khi chỉnh lý phải được lập hồ sơ hoàn chỉnh; có mục lục hồ sơ tra cứu (hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải lập mục lục riêng).
- Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để giám sát, kiểm tra chất lượng chỉnh lý tài liệu theo quy định.
5. Sau khi chỉnh lý
- Gửi mục lục hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn gửi về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để tổng hợp, tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố công tác thu thập về Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định.
- Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn: Tạm thời bảo quản tại kho lưu trữ quận, huyện cho đến khi có Quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố thu thập về Lưu trữ lịch sử thành phố.
- Hồ sơ có thời hạn bảo quản cụ thể (5 năm đến 70 năm, tuổi thọ công trình) được bảo quản tại Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện cho tới khi hết giá trị thì thực hiện thủ tục hủy theo quy định.
 - Thực hiện thủ tục hủy những tài liệu tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý.
Trên đây là một số nội dung về việc giải quyết tài liệu lưu trữ tồn đọng. Tùy thuộc vào tình hình thực tế đang triển khai, đề nghị Ủy ban nhân dân các quận, huyện chủ động thực hiện theo hướng dẫn trên, đảm bảo hoàn thành trước ngày 30/11/2017 theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố.
Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc đề nghị liên hệ với Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ), số điện thoại: 0313.821.939 để cùng phối hợp giải quyết./.