Công văn số 2697/SNV-VTLT ngày 20/11/2015 của Sở Nội vụ

Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; để thống nhất trong việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ, Sở Nội vụ đề nghị các doanh nghiệp nhà nước thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử lưu ý thực hiện một số nhiệm vụ sau:
1. Quản lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các doanh nghiệp
 Khi doanh nghiệp nhà nước có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản, người đứng đầu doanh nghiệp đó phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:
a)    Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nào thì phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của doanh nghiệp đó.
b) Với những việc đã giải quyết xong: Hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân trong doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý theo quy định.
 c) Với những việc đang giải quyết:
- Trường hợp doanh nghiệp chia, tách, sáp nhập: Hồ sơ, tài liệu được chuyển về doanh nghiệp mới sáp nhập hoặc doanh nghiệp mới thành lập sau chia tách có nhiệm vụ để tiếp tục giải quyết công việc đó.
- Trường hợp doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu: Hồ sơ, tài liệu được doanh nghiệp tiếp tục quản lý, giải quyết.
- Trường hợp doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản: Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để chỉnh lý theo quy định.
2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
a) Tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử sau khi được chỉnh lý hoàn thiện, đảm bảo các yêu cầu:
- Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ
- Được xác định thời hạn bảo quản
- Hồ sơ được hoàn hiện và hệ thống hóa
- Lập Mục lục hồ sơ và công cụ tra cứu
Doanh nghiệp có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ lịch sử  (Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ) theo đúng quy định để bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
b)    Tài liệu của các doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thầm quyền.
                Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các doanh nghiệp liên hệ với Sở Nội vụ qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ (số điện thoại: 0313.821.939) để phối hợp giải quyết./.

Tải về tại đây