Công văn số 493/SNV-VTLT ngày 14/3/2017 của Sở Nội vụ

Thực hiện Luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quyết định số 3133/2016/QĐ-UBND ngày 15/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử qua môi trường mạng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thành phố Hải Phòng; Chỉ thị số 35/CT-UBND ngày 28/12/2016 của Ủy ban nhân nhân thành phố Hải Phòng về việc thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng; Thông báo số 57/TB-UBND ngày 21/02/2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng thông báo kết luận của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Nguyễn Xuân Bình tại Hội nghị kiểm điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố giao năm 2016 của các Sở, ban, ngành, đơn vị và địa phương. Trên cơ sở các quy định hiện hành về văn thư, lưu trữ và sau khi thống nhất với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng, cụ thể như sau:
I. KHÁI NIỆM VÀ TÁC DỤNG CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ
1. Một số khái niệm
a) Danh mục hồ sơ: là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
b) Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
c) Lập hồ sơ: là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
d) Lập hồ sơ điện tử: Là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
2. Tác dụng của việc lập hồ sơ
a) Giúp công chức, viên chức sắp xếp tài liệu khoa học, quản lý tài liệu chặt chẽ, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện, tạo điều kiện cho việc nghiên cứu, tham mưu; nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học, hiệu quả.
 b) Giúp cơ quan, tổ chức kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước; quản lý chặt chẽ, chính xác toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan; đảm bảo các chứng cứ pháp lý cho hoạt động giám sát, kiểm tra, thanh tra của cơ quan có thẩm quyền.
c) Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, tránh bỏ sót, thất lạc hồ sơ tài liệu có giá trị; xác định giá trị của tài liệu, loại bỏ những tài liệu hết giá trị không cần thiết; tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí phát sinh chỉnh lý tài liệu cho cơ quan.
II. LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC (TRÊN GIẤY)
1. Lập Danh mục hồ sơ
a) Tác dụng của Danh mục hồ sơ
- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ.
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
b) Căn  cứ lập Danh mục hồ sơ
Hàng năm, các cơ quan, tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ dựa trên cơ sở các văn bản sau:
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.
- Quy chế làm việc; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức; phân công nhiệm vụ của các đơn vị và từng công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức.
  - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
  - Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành của cơ quan quản lý ngành (nếu có).
- Danh mục hồ sơ của những năm trước (nếu có).
c) Phương pháp lập Danh mục hồ sơ
- Cách 1: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo. Lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định ban hành.
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa; hoàn thiện dự thảo. Lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định ban hành. (Mẫu 1- Danh mục hồ sơ).
d) Một số lưu ý khi xây dựng Danh mục hồ sơ
- Trong quá trình thực hiện, nếu hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị để Văn thư tổng hợp, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức để bổ sung vào Danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ phải được xây dựng riêng cho từng năm và được lập từ cuối năm liền kề trước để có cơ sở thực hiện ngay. (ví dụ: Danh mục hồ sơ năm 2017 phải được xây dựng và ban hành từ tháng 12 năm 2016, bắt đầu thực hiện từ ngày 01/01/2017).
2. Lập hồ sơ (cá nhân trực tiếp giải quyết công việc)
a) Bước 1: Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
- Mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.
b) Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
c) Bước 3: Kết thúc hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.
- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
4. Một số lưu ý khi lập hồ sơ công việc
a) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
b) Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức vẫn lập hồ sơ công việc theo quy trình trên. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và quy định của ngành (nếu có).
III. LẬP HỒ SƠ TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG (HỒ SƠ ĐIỆN TỬ)
1. Đối tượng áp dụng
Các văn bản điện tử theo quy định tại Khoản 12, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005 và Khoản 8, Điều 3, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước và Khoản 1, Điều 5, Quyết định số 3133/2016/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử qua môi trường mạng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thành phố Hải Phòng. (Chỉ lập hồ sơ điện tử đối với những văn bản đảm bảo tích hợp chữ ký số). Không áp dụng đối với văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước.
 
2. Các điều kiện để lập hồ sơ điện tử
Để lập được hồ sơ điện tử, các cơ quan, tổ chức phải đảm bảo các điều kiện sau:
  - Được cấp chữ ký số.
  - Có phần mềm tác nghiệp (có thể luân chuyển, xử lý văn bản hoàn toàn trên môi trường mạng bằng phần mềm) đảm bảo các trường thông tin tại Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng.
  - Có Danh mục hồ sơ và Khung phân loại hồ sơ (mã hóa đối với từng hồ sơ theo Danh mục hồ sơ).
Để đảm bảo các điều kiện trên, các cơ quan, tổ chức thực hiện các bước sau
a) Việc cấp chữ ký số
Thực hiện Quyết định số 3133/2016/QĐ-UBND và Kế hoạch số 4547/KH-UBND ngày 25/12/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020. Các cơ quan, tổ chức đăng ký với Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp chữ ký số theo quy định.
b) Việc xây dựng Danh mục hồ sơ điện tử
Danh mục hồ sơ điện tử được lập giống như Danh mục hồ sơ công việc trên giấy (mục II.1 của Công văn này).
c) Việc xây dựng phần mềm tác nghiệp
Cơ quan, tổ chức có thể xây dựng mới hoặc bổ sung các trường thông tin trong phần mềm tác nghiệp hiện đang sử dụng tại cơ quan, tổ chức mình để đảm bảo đủ các thông tin dữ liệu đầu vào, đầu ra (Phụ lục I, II, III) và có đủ các tính năng cần thiết đảm bảo quy trình lập hồ sơ theo hướng dẫn tại công văn này.
d) Việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ và mã hồ sơ
Khung phân loại hồ sơ là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Các cơ quan, tổ chức căn cứ cách phân loại hồ sơ, tài liệu tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành (nếu có) để xây dựng Khung phân loại hồ sơ. (Mẫu 2)
- Trên cơ sở Khung phân loại hồ sơ, dùng 14 ký tự số để mã hóa đối với mỗi hồ sơ, cụ thể:
+ Ký tự thứ 1,2,3: Là mã số của cơ quan, tổ chức (phục lục IV). Những cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thể tự chọn mã số riêng của cơ quan, tổ chức mình.
+ Ký tự thứ 4,5,6,7: Là mã số thể hiện năm bắt đầu chuyển văn bản sang chế độ lưu trữ.
+ Ký tự thứ 8,9,10: Là mã số được chia theo nhóm tài liệu quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV.
+ Ký tự thứ 11,12,13: Là mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức.
+ Ký tự thứ 14: Là số kiểm tra
Ví dụ: Mã hồ sơ hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội cho công chức, viên chức được xác định như sau:
01020190510011. Trong đó:
010: Mã cơ quan (Sở Công thương).
2019: Năm bắt đầu chuyển văn bản sang chế độ lưu trữ (đối với tài liệu năm 2017).
051: Là mã số được chia theo nhóm tài liệu quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV. (Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội…)).
001: Là mã số của 1 hồ sơ cụ thể nằm trong nhóm 051. Vì mỗi nhóm tài liệu tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV có thể có nhiều hồ sơ nên mỗi hồ sơ cụ thể trong nhóm sẽ phải có mã số riêng.
1: Là mã số kiểm tra.
3. Cách lập hồ sơ điện tử
Văn thư thực hiện quy trình quản lý văn bản đi, đến trên môi trường mạng theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi, đến; chuyển văn bản qua môi trường mạng tới công chức, viên chức chuyên môn được giao giải quyết việc. Từ khi nhận được văn bản đầu tiên của một việc phát sinh, công chức, viên chức chuyên môn bắt đầu thực hiện lập hồ sơ theo trình tự các bước như sau:
a) Bước 1: Mở hồ sơ
Sau khi nhận được văn bản điện tử qua phần mềm; trên cơ sở Khung phân loại hồ sơ; công chức, viên chức chuyên môn nhập mã hồ sơ cho văn bản.
b) Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Trong quá trình giải quyết công việc, các văn bản, tài liệu phát sinh như văn bản đi, văn bản đến, văn bản ý kiến chỉ đạo, văn bản đóng góp ý kiến, văn bản tài liệu khác có liên quan đến công việc đó phải được nhập mã hồ sơ thống nhất với nhau.
Trên cơ sở mã hồ sơ của các văn bản đó, những tài liệu có cùng mã hồ sơ phải được tích hợp thành hồ sơ đang giải quyết (nên sử dụng phần mềm có tính năng tự động tích hợp để thực hiện công việc này).
c) Bước 3: Kết thúc hồ sơ
- Sau khi công việc kết thúc, công chức, viên chức xác định hồ sơ đã kết thúc trên phần mềm (bằng dữ liệu thông tin đầu vào của hồ sơ). Loại bỏ các tài liệu không cần thiết.
- Nếu hồ sơ thuộc dạng không phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan thì cũng được xác định ngay trên phần mềm (bằng dữ liệu thông tin đầu vào của hồ sơ).
- Hoàn thiện các nội dung còn lại của việc lập hồ sơ: tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; thời hạn bảo quản; số lượng tờ; có hạn chế sử dụng hay không; đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ trên phần mềm (bằng dữ liệu thông tin đầu vào của hồ sơ).
- Sau khi hoàn thiện các nội dung trên, hồ sơ được hoàn thiện và chuyển vào cơ sở dữ liệu “Hồ sơ tại đơn vị”. Đến thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, hồ sơ trong cơ sở dữ liệu “Hồ sơ tại đơn vị” phải được chuyển vào cơ sở dữ liệu Lưu trữ cơ quan. (nên sử dụng phần mềm có tính năng tự động nộp lưu hồ sơ theo thời gian quy định).
4. Một số lưu ý khi lập hồ sơ điện tử
Đối với các văn bản đến là văn bản giấy thì xử lý như sau:
a) Đối với văn bản về các công việc chung
Văn thư cơ quan, tổ chức phải số hóa (scan) và sử dụng chữ ký số của cơ quan để xác nhận đảm bảo độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin. Sau đó chuyển giao và thực hiện lập hồ sơ điện tử bình thường. Những văn bản giấy sau khi đã được số hóa sẽ được văn thư cơ quan lưu thành tập văn bản đến và cuối năm nộp về Lưu trữ cơ quan theo quy định. Lưu trữ cơ quan sẽ xác định giá trị, nếu là tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì lập hồ sơ, nếu có thời hạn bảo quản cụ thể thì có thể lập danh mục để hủy theo quy định. Việc xác định giá trị của tài liệu được thực hiện dựa trên Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành của cơ quan quản lý ngành (nếu có).
b) Đối với văn bản cần lưu hồ sơ cá nhân (các Quyết định khen thưởng, kỷ luật, tổ chức cán bộ theo quy định tại Khoản 2, Điều 6 Quyết định số 3133/2016/QĐ-UBND): Bên cạnh việc chuyển văn bản điện tử, văn thư cơ quan, tổ chức phải chuyển bản giấy cho công chức, viên chức trực tiếp giải quyết việc để lưu hồ sơ.
IV. TRÁCH NHIỆM LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (đối với cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử).
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm
a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể:
- Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức(đối với cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử);
- Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.
3. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
a) Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
4. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày.
c) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
d) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
5. Trách nhiệm của văn thư cơ quan, tổ chức
a) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan.
b) Gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ; chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.
c) Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
6. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan, tổ chức
a) Hướng dẫn công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ công việc theo quy định.
b) Tham mưu, thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
c) Hoàn thiện hồ sơ công việc của công chức, viên chức trong cơ quan (Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ).
d) Lập mục lục hồ sơ
đ) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.
Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về việc lập hồ sơ công việc trên giấy và trên môi trường mạng. Đề nghị các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện, trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc đề nghị liên hệ với Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ), số điện thoại: 0313.821.939 để cùng phối hợp giải quyết./.

Tải về tại đây