Công văn số 973/SNV-VTLT ngày 06/6/2012 của Sở Nội vụ

 

UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG SỞ NỘI VỤ   Số: 973/SNV-VTLT V/v hướng dẫn thực hiện công tác    bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc   Hải Phòng, ngày  06 tháng 6 năm 2012

 

Kính gửi: - Ủy ban nhân dân các quận, huyện; - Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ,    tài liệu vào lưu trữ lịch sử của thành phố.

               

Thực hiện Kế hoạch số 2473/KH-UBND ngày 04/5/2012 của Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện Chỉ thị số 05/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới.

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 19/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

 Sở Nội vụ hướng dẫn thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ như sau:

I. BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Đảm bảo thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện đúng quy định, chặt chẽ, đặc biệt đối với việc xử lý văn bản mật. Cụ thể như sau:
1. Tiếp nhận văn bản mật đến
- Phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì hoặc tình trạng bì không còn nguyên vẹn, phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản;
- Văn bản mật đến phải được đăng ký vào sổ riêng theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Sau khi tiếp nhận văn bản mật đến, cán bộ văn thư không được bóc bì văn bản mà chỉ đăng ký thông tin trên bì, sau đó chuyển văn bản tới người có thẩm quyền xử lý theo quy định của cơ quan;
- Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
2. Phát hành văn bản mật đi
Việc xác định văn bản mật và mức độ mật của văn bản do người soạn thảo văn bản đề xuất, người duyệt ký văn bản chịu trách nhiệm quyết định đóng dấu độ mật và phạm vi lưu hành tài liệu căn cứ trên danh mục bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức.
a) Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng theo mẫu sổ đăng ký thống nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Việc đánh máy, sao chụp tài liệu mật
- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và do lãnh đạo của cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu mang bí mật nhà nước đó quy định;
- Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng;
- Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu;
- Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật;
- Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và  đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
c) Việc gửi tài liệu mật
- Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi;
- Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.                            
+ Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ  C
(con dấu chữ “C” in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).
+ Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tối mật” ngoài bì  đóng dấu chữ B
(con dấu chữ “B” in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).
+ Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì: Bì trong ghi rõ số ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A                                  
(con dấu chữ “A” in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).
- Những tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.
d) Mẫu con dấu các độ mật- Mẫu con dấu “Mật”:                    
Hình chữ nhật, kích thước 20 mm x 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.
- Mẫu con dấu “Tối mật”:             
Hình chữ nhật, kích thước 30mm x 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ  “TỐI MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.
- Mẫu con dấu “Tuyệt mật”: 
Hình chữ nhật, kích thước 40mm x 8mm, có đường viền xung quanh bên trong là chữ “TUYỆT MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.
- Mẫu con dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước                                                                                                                                                                                                                                     
Hình chữ nhật, kích thước (80mm x 15mm) có đường viền xung quanh, bên trong có hai hàng chữ, hàng trên là hàng chữ in hoa nét đậm “TÀI LIỆU THU HỒI”, hàng dưới là chữ “Thời hạn” in thường ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, chữ ở các hàng cách đều đường viền 2 mm.
- Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.
- Mẫu con dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”          
Hình chữ nhật, kích thước 100 mm x 10mm, có đường viền xung quanh, bên trong là hàng chữ  “Chỉ người có tên mới được bóc bì” in thường nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.
- Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.
- Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi.
Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị, chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định.
Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa những người: Người dự thảo, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản… đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
II. BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Thống kê tài liệu mang bí mật nhà nước
- Các cơ quan, tổ chức, địa phương lưu giữ bí mật nhà nước phải thống kê tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước của mình theo trình tự thời gian và từng độ mật. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước phải thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo việc thống kê, cất giữ, bảo quản bí mật nhà nước trong phạm vi quyền hạn của mình;
- Tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, phải được lưu giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn.
2. Lưu giữ, bảo quản, sử dụng tài liệu mang bí mật nhà nước
- Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích;
- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với bộ phận bảo mật và có phương án bảo mật chặt chẽ. Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng hoặc bí mật nhà nước bị lộ lọt phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp giải quyết kịp thời.
3. Cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam
- Người được giao nhiệm vụ tìm hiểu, thu thập tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải có giấy chứng minh nhân dân kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan ghi rõ nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được cấp có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức lưu giữ bí mật đồng ý;
- Khi cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam phải được cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định.
4. Cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài
- Tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước có thể cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài bao gồm: Cung cấp trong các cuộc hội thảo khoa học do nước ngoài tổ chức hoặc có người nước ngoài tham gia; trao đổi tài liệu khoa học, mẫu vật trong quá trình hợp tác với các đối tác nước ngoài … Việc xin cấp có thẩm quyền duyệt cho phép cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải bằng văn bản, trong đó nêu rõ người hoặc tổ chức cung cấp tin; loại tin thuộc bí mật nhà nước sẽ cung cấp; tổ chức, cá nhân nước ngoài sẽ nhận tin; phạm vi, mục đích sử dụng tin;
- Văn bản xin phép cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước độ Tối mật, gửi đến Tổng cục An ninh - Bộ Công an để trình Bộ trưởng Bộ Công an duyệt (trừ lĩnh vực quốc phòng). Văn bản xin phép cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước độ Mật được gửi đến chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố duyệt.
5. Công tác tiêu hủy tài liệu mang bí mật nhà nước
- Việc tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật và Mật ở các cơ quan, tổ chức phải được cấp có thẩm quyền quyết định;
- Trong quá trình tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải bảo đảm yêu cầu không để lộ, lọt bí mật nhà nước. Tiêu hủy vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải làm thay đổi hình dạng và tính năng, tác dụng. Tiêu hủy tài liệu phải đốt, xén, nghiền nhỏ đảm bảo không thể phục hồi được;
- Trong trường hợp đặc biệt không có điều kiện tổ chức tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước theo các quy định trên, nếu tài liệu, vật mang bí mật nhà nước không được tiêu hủy ngay sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc các lợi ích khác của Nhà nước thì người đang quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đó được quyền tự tiêu hủy nhưng ngay sau đó phải báo cáo bằng văn bản với người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cơ quan công an cùng cấp. Nếu việc tự tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước không có lý do chính đáng thì người tự tiêu hủy phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Trên cơ sở các nội dung hướng dẫn trên, các cơ quan, tổ chức có thể căn cứ thêm các quy định riêng của ngành (công an, quốc phòng) nhằm thực hiện tốt công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới./.

KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC         Trịnh Văn Minh

Tải về tại đây