BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ------- | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- |
Số: 822/HD-VTLTNN | Hà Nội, ngày 26 tháng 08 năm 2015 |
Người thực hiện | Nội dung công việc |
Văn thư cơ quan | a) Đối với văn bản giấy: - Tiếp nhận văn bản đến; - Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan); - Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì); - Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến; - Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I); - Scan văn bản đến (đối với loại được bóc bì) và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I); - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức). Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CCVC chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan. b) Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng: - Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; - Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I); - Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I); - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức). |
Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo cơ quan, tổ chức | Căn cứ quy định của từng cơ quan, tổ chức; người cho ý kiến phân phối văn bản đến có thể là chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính đối với cơ quan không có văn phòng), có thể là người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đầu được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng). |
Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển cho: - Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối vớivăn bản có nội dung quan trọng); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện). | |
Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển cho: - Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách); - Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện). | |
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối: Trường hợp cấp phó được người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức. | |
Lãnh đạo đơn vị | Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng...trong một cơ quan, tổ chức. Trưởng đơn vị: Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 12 - Phụ lục I) và chuyển cho: - Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần); - CCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần). |
Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao tổ chức thực hiện thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị. | |
CCVCchuyênmôn | CCVC chủ trì giải quyết: - Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan chuyển đến; - Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục I); - Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản trả lời (xem phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng); - Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử); - Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”. |
CCVC phối hợp giải quyết: Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho: - Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo); - CCVC chủ trì. |
Người thực hiện | Nội dung công việc |
CCVCchuyênmôn | - Dự thảo văn bản. - Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo; - Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo văn bản; - In và trình lãnh đạo đơn vị (trường hợp văn bản thuộc Danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn trên mạng thì không cần in); - Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan; - Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12- Phụ lục II), chuyển văn thư cơ quan. |
Lãnh đạo đơn vị | Trưởng đơn vị: - Kiểm tra nội dung văn bản; - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho: + Phó trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết); + CCVC chuyên môn soạn thảo văn bản. - Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; - Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo; - Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử). |
Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao chỉ đạo giải quyết thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho trưởng đơn vị để báo cáo. | |
Pháp chếcơ quan | Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng. |
Lãnh đạo văn phòng | Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được ủy quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (ký số đối với văn bản điện tử). |
Lãnh đạo cơ quan/Người có thẩm quyền ký ban hành | Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết: - Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trìnhbày); - Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi; - Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho: + Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CCVC chuyên môn); + Chánh văn phòng (để biết). - Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử). |
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực hoặc người được giao ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền chỉ đạo giải quyết: Thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức. | |
Văn thư cơ quan | - Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử từ CCVC chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung (chữ ký số đối với văn bản điện tử) của trưởng đơn vị; - Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số đối với văn bản điện tử); - Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử); - Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi bao gồm các công việc: + Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan/ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử, dấu khẩn, dấu mật và các dấu khác); + Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN (Mục: 1,2 - Phụ lục II); + Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi; + Lưu văn bản đi. - Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho CCVC chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. - Văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo Mục 5 Phần Hướng dẫn chung. |
Nơi nhận: - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - HĐNĐ, UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Các Tập đoàn kinh tế nhà nước; - Website Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; - Lưu: VT, TTTH (05). | KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Hoàng Trường |
Ngày đến | Số đến | Tácgiả | Số, ký hiệu | Ngàytháng | Tên loại và trích yếu nội dung | Đơn vị hoặc người nhận | Ký nhận | Ghi chú |
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | (8) | (9) |
Số, ký hiệu văn bản | Ngàytháng vănbản | Tên loại và trích yếu nộidung văn bản | Người ký | Nơi nhận văn bản | Đơn vị,người nhận bản lưu | Số lượngbản | Ghi chú |
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | (8) |
Thời gian chỉ đạo hoặc xử lý | Chức vụ, họ tên người chỉ đạo/ xử lý | Nội dung trao đổi/ ý kiến xử lý |
(1) | (2) | (3) |
Sốđến | Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản | Đơn vị/ người nhận | Thời hạn giải quyết | Tình trạnggiải quyết | Số, ký hiệu văn bản trảlời | Ghichú |
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) |
Tổng số: | Đã xử lý: | Chưa xử lý: |
STT | Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và trích yếu nộidung | Đơn vị/ người nhận | Ghi chú |
(1) | (2) | (3) | (4) |
STT | Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng, tác giả văn bản và trích yếu nội dung văn bản | Tờ số | Ghi chú |
(1) | (2) | (3) | (4) |
Hộp/ cặp số | Số, ký hiệu HS | Tiêu đề hồ sơ | Thời gian TL | Thời hạn bảo quản | Số tờ | Ghi chú |
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) |
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn