06:02 ICT Thứ bảy, 04/07/2020

Trang nhất » Tin Tức » Hệ thống văn bản về công tác Văn thư - Lưu trữ

Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ và quy trình khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Thứ sáu - 28/02/2020 14:10
1. Mục đích, ý nghĩa
Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội “tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” (Luật Lưu trữ).
Nhằm giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân các tài liệu hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử thành phố. Thông qua đó, người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung tài liệu, từ đó chủ động sử dụng để phục vụ công tác, nghiên cứu, học tập và các nhu cầu chính đáng khác.
Để phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu sử dụng tài liệu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, Chi cục Văn thư - Lưu trữ giới thiệu tài liệu lưu trữ và quy trình  khai thác và sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Đối tượng phục vụ
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng theo quy định của pháp luật.
3. Thành phần và nội dung tài liệu
 Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đang lưu trữ 63 phông tài liệu tương đương 1.083 mét giá và 8.664 hộp, 59.359 hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong đó gồm tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học từ năm 1955 đến nay; hệ thống công báo Chính phủ từ năm 1945 và các tài liệu sách, báo, tạp chí khác. Chi cục Văn thư lưu trữ đã xây dựng hệ thống các thư mục toàn văn theo chuyên đề cụ thể như: Tổ chức bộ máy của Văn phòng UBNDTP Hải Phòng 70 năm (1945-2015), tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng 60 năm (1955-2015), bầu cử Hội đồng nhân dân thành phố từ khóa I-XIV qua tài liệu lưu trữ. Đặc biệt năm 2013, Chi cục tiếp nhận Hồ sơ đi B của cán bộ đi B thuộc thành phố Hải Phòng tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III, đây là những hồ sơ kỷ vật của Cán bộ, chiến sỹ miền Nam tập kết ra Bắc theo Hiệp định Giơnevơ năm 1954, sau đó họ tham gia lao động sản xuất trên miền Bắc và được bí mật trở vào Nam công tác do yêu cầu của Cách mạng (từ năm 1959-1975).
Chi cục Văn thư - Lưu trữ đang thực hiện số hóa tài liệu các Phông: UBHC tỉnh Kiến An, UBHC thành phố Hải Phòng, UBND thành phố Hải Phòng đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của người dùng tin, cụ thể:
a) Tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản và nghiên cứu khoa học
Tài liệu từ năm 1955 thuộc Phông Uỷ ban hành chính tỉnh Kiến An và Uỷ ban hành chính thành phố Hải Phòng. Trong số tài liệu trên đặc biệt có hồ sơ tiếp quản thành phố (bao gồm cả bản đồ quân sự), hồ sơ về cải cách ruộng đất và những văn bản bàn giao giữa Uỷ ban hành chính thành phố Hải Phòng và Pháp; Hồ sơ về bầu cử đại biểu, các kỳ họp của Hội đồng nhân dân các cấp từ khóa I đến khóa XIII. Có thể nói đây là một trong những nguồn sử liệu vô cùng quý giá và có ý nghĩa rất quan trọng vì tài liệu không chỉ phản ánh quá trình hình thành phát triển của cơ quan, tổ chức mà còn phản ánh cả một giai đoạn lịch sử hào hùng của dân tộc, gắn với biết bao sự cống hiến và hy sinh của những người con trên mảnh đất Hải Phòng.
Hồ sơ, tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố Hải Phòng từ năm 1986 - 2008 phản ánh quá trình đổi mới, phát triển toàn diện của thành phố Hải Phòng trên tất cả các lĩnh vực Chính trị - Kinh tế - Văn hóa - Xã hội. Tiêu biểu như hồ sơ công nhận Hải Phòng là đô thị loại I cấp quốc gia; hồ sơ xây dựng và phát triển thành phố Hải Phòng trong thời kỳ công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước theo Nghị quyết số 32-NQ/TW của Bộ Chính trị; hồ sơ xây dựng khu đô thị mới Ngã 5 - Sân bay Cát Bi, khu đô thị mới nối đường Lạch Tray với đường Hồ Sen - Cầu Rào II, khu đô thị mới Bắc sông Cấm; hồ sơ xây dựng đường cao tốc Hà Nội - Hải Phòng; hồ sơ phê duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất thành phố Hải Phòng đến năm 2020; hồ sơ xây dựng khu công nghiệp Đình Vũ, khu công nghiệp Tràng Duệ; hồ sơ dự án nâng cấp đô thị Hải Phòng; hồ sơ cải tạo, nâng cấp nhà hát lớn thành phố Hải Phòng; hồ sơ xây dựng, cải tạo, nâng cấp bệnh viện Hữu nghị Việt - Tiệp, bệnh viện Trẻ em Hải Phòng; hồ sơ xây dựng trường Đại học Hải Phòng. Đây là nguồn sử liệu vô cùng quý giá phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân nói riêng và sự phát triển của thành phố Hải Phòng nói chung. 
Hồ sơ, tài liệu phông lưu trữ của các phông lưu trữ sở, ban, ngành phản ánh quá trình hoạt động trên các lĩnh vực Kinh tế - Văn hóa - Xã hội của thành phố bao gồm tài liệu xây dựng cơ bản thành phố; hồ sơ xây dựng quy hoạch và phát triển thành phố Hải Phòng; hồ sơ văn hóa, thể thao, du lịch; giáo dục, đào tạo; y tế và các ngành kinh tế trọng điểm của thành phố.
 Hồ sơ xây dựng các công trình công cộng trên địa bàn thành phố (từ những năm 1959) thuộc Phông lưu trữ Sở Xây dựng, Sở Nhà đất và Công trình đô thị, Uỷ ban Xây dựng cơ bản và Sở Giao thông Công chính đã phần nào thể hiện các giai đoạn phát triển về cơ sở hạ tầng của thành phố Hải Phòng.
Hồ sơ về các đề tài nghiên cứu khoa học, các phát minh sáng chế (Phông lưu trữ Sở Khoa học và Công nghệ) đánh dấu nền kinh tế - xã hội thành phố đã có bước phát triển vượt bậc, nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN đang từng bước hình thành tốc độ tăng trưởng trong đó có vai trò không nhỏ của khoa học và công nghệ.
Hồ sơ về tiếp nhận, thuyên chuyển, điều động và nâng bậc lương cán bộ, công nhân viên, quân nhân, học sinh, sinh viên từ 1967 - 2004 thuộc Phông lưu trữ Sở Nội vụ. Đây là nguồn thông tin quý giá phục vụ cho nhu cầu chính đáng của những cá nhân đến khai thác và sử dụng tài liệu để xác minh những thông tin có liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật, từ đó làm căn cứ để nhà nước thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng các tổ chức, cá nhân có thành tích trong sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, xây dựng và bảo vệ vững chắc Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa nói chung và xây dựng thành phố Hải Phòng nói riêng (từ năm 196-2007) thuộc Phông lưu trữ Hội đồng Thí đua - Khen thưởng và Ban Thi đua - Khen thưởng thành phố là cơ sở pháp lý để giải quyết chế độ chính sách cho các tổ chức và cá nhân trên địa bàn thành phố.
Hồ sơ về các công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo các hạng mục lưới điện thuộc Phông lưu trữ Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Phòng đã thể hiện được quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa Hải Phòng từ một thành phố cơ sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu, lưới điện hầu hết là đường cáp cũ nát, các trạm phân phối điện công suất nhỏ, sơ đồ công suất điện thô sơ, kém an toàn được thay thế bằng các hệ thống điện hiện đại, mở rộng lưới phân phối, xây dựng đường dây 220 KV Phả Lại - Hải Phòng… góp phần không nhỏ vào nâng cao chất lượng cuộc sống, đảm đảo an sinh xã hội và phát triển kinh tế của thành phố Cảng - một trong những thành phố công nghiệp trọng điểm của đất nước.
Hồ sơ về giao đất, cho thuê đất đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hải Phòng thuộc Phông lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường góp phần xác lập mối quan hệ pháp lý giữa nhà nước với người sử dụng đất, làm cơ sở để giải quyết mọi mối quan hệ về đất đai và người sử dụng yên tâm thực hiện các quyền của mình trên diện tích đó.
Hồ sơ quy hoạch chi tiết thị xã, thị trấn, khu đô thị trên địa bàn thành phố Hải Phòng thuộc Phông lưu trữ Viện Quy hoạch góp phần xác lập cơ sở pháp lý khoa học cho việc quản lý và phát triển công nghiệp của thành phố; tạo không gian mặt bằng về sử dụng đất đai và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp; tạo mặt bằng xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng, kêu gọi các nhà đầu tư trong và ngoài nước.
Hồ sơ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản các công trình trên địa bàn thành phố thuộc Phông lưu trữ Kho Bạc Nhà nước Hải Phòng góp phần quản lý quỹ ngân sách Nhà nước và các quỹ dự trữ tài chính Nhà nước; tổ chức huy động vốn cho ngân sách nhà nước và cho đầu tư phát triển.
 (Các phông tài liệu lưu trữ - Xem phụ lục kèm theo)
b) Tài liệu sách, báo, tạp chí
 Bao gồm các loại sách chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, pháp luật. Các báo: Nhân dân, Hải Phòng, Tiền phong, Đại đoàn kết, Lao động, An ninh Hải Phòng, An ninh thế giới, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ. Trong đó các đầu báo Hải Phòng, Nhân dân được lưu trữ từ năm 1972 đến nay.
c) Hệ thống Công báo Chính phủ
Bao gồm tài liệu từ năm 1945 đến nay bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương ban hành.
4. Quy trình thủ tục khai thác tài liệu
a) Thủ tục khai thác
- Người dùng tin đến sử dụng tài liệu tại Chi cục phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; trường hợp nghiên cứu chuyên đề, khóa luận, luận văn, luận án phải có đề cương nghiên cứu. 
- Người dùng tin là cá nhân được ủy quyền đến khai thác, sử dụng tài liệu phải có giấy ủy quyền và được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận. Người dùng tin được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người dùng tin được ủy quyền phải xuất trình văn bản uỷ quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
- Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú kèm theo phiếu yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu từ xa.
b) Lệ phí khai thác
 Được quy định cụ thể theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.      
 Đối tượng được miễn nộp phí:
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử.
- Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình.
- Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của mình theo quy định của Nhà nước.
Đối tượng nộp phí:
- Các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc diện đối tượng chính sách trên.
- Áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học, nghiên cứu sinh.
c)  Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu
          - Sử dụng tài liệu tại Phòng Đọc - Tra cứu.
          - Khai thác, sử dụng tra cứu thông tin trên Website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng.
          - Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.
          - Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
- Chứng thực tài liệu lưu trữ.
- Sao chụp tài liệu lưu trữ.
d) Thời gian khai thác, sử dụng tài liệu
Vào các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 trong tuần (trừ thứ 7, Chủ nhật và các ngày lễ, tết).
- Mùa đông:
+ Buổi sáng: từ 7h30’ đến 12h.
+ Buổi chiều: từ 13h30’ đến 17h.
- Mùa hè:
+ Buổi sáng: từ 7h đến 11h30’.
+ Buổi chiều: từ 13h30’ giờ đến 17h.
          Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đề nghị liên hệ địa chỉ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ, số 2 Thất Khê, phường Minh Khai, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng. Số điện thoại: 080.312.91; Fax: 02253.822.219./.
 
 
PHỤ LỤC 
CÁC PHÔNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
 
STT Phông số Tên phông Thời gian
hình thành
01 01 Phông Uỷ ban hành chính tỉnh Kiến An. 1955 - 1962
02 02 Phông Uỷ ban hành chính thành phố Hải Phòng 1955-1962
03 03 Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 1963-1975
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 1976-1980
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 1981- 1990
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 1991 - 1999
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 2000
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 2001
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 2002
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 2003
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 2004
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 2005
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 2006
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 2007
Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 2008
04 04 Phông Hội đồng nhân dân thành phố Hải Phòng. 1963 - 2007
05 05 Phông Uỷ ban Bảo vệ và Chăm sóc trẻ em . 1971 -  2001
06 06 Phông Ban Tôn giáo. 1992 - 2000
07 07 Phông LMHTX và DNNQD. 1993 - 2000
08 08 Phông Đài Phát thanh và Truyền hình. 1971 - 2001
09 09 Phông Sở Văn hoá Thông tin. 1960 - 2000
10 10 Phông Sở Giáo dục và Đào tạo. 1991 - 2001
11 11 Phông Sở Thể dục Thể thao. 1965 - 2000
12 12 Phông Uỷ ban Dân số và Kế hoạch hoá gia đình. 1994 - 2000
13 13 Phông Sở Khoa học Công nghệ và Môi trường. 1966 - 2000
14 14 Phông Sở Giao thông Vận tải. 1973 - 1991
15 14a  Phông Sở Giao thông Công chính 1992 - 2000
16 15 Phông Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (trước là Ủy ban nông nghiệp) 1963 - 1977
17 15a Phông Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. 1991 - 2001
18 16 Phông Hội đồng Thi đua - Khen thưởng TP. 1963 - 2001
19 17 Phông Sở Nhà đất và Công trình đô thị. 1960 - 1987
20 17a Phông Sở Xây dựng. 1951 - 1999
21 18 Phông Uỷ ban Xây dựng cơ bản. 1984 - 1988
22 19 Phông Trường Cao đẳng Cộng đồng. 1973 - 2002
23 20 Phông Sở Y tế. 1986 - 2002
24 21 Phông Sở Công nghiệp. 1987 - 2002
25 22 Phông Hội chữ thập đỏ. 1988 - 2001
26 23 Phông Sở Thương mại. 1956 - 2006
27 24 Phông Thanh tra thành phố. 1978 - 2003
28 25 Phông Sở Du lịch. 1994 - 2005
29 26 Phông Cục Hải quan. 1958 - 2002
30 27 Phông Sở Thuỷ sản. 1997 -  2008
31 28 Phông Hội Luật gia. 1999 - 2000
32 29 Phông Sở Lao động Thương binh và Xã hội. 1987 - 2004
33 30 Phông Ban Quản lý Các khu chế xuất và Công nghiệp Hải Phòng. 1996 - 2004
34 31 Phông Chi nhánh Quỹ hỗ trợ và Phát triển Hải Phòng. 1988 - 2001
35 32 Phông Sở tư pháp. 1984 - 2004
36 33 Phông Sở Nội vụ. 1967 - 2004
37 34 Phông Bảo hiểm Xã hội TP. 1995  - 2004
38 35 Phông Sở Kế hoạch và Đầu tư . 1996  - 2004
39 36 Phông Trường Đại học Hải Phòng. 1998 - 2004
40 37 Phông Hội Liên hiệp Văn học Nghệ thuật. 1999 - 2003
41 38 Phông Hội Nhà báo. 1992 - 2005
42 39 Phông Sở Ngoại vụ. 1961 - 2005
43 40 Phông Công ty Kinh doanh nhà. 1997 - 2005
44 41 Phông Công ty TNHH MTV Điện lực HP. 1964 - 2005
45 42 Phông Viện Kiểm soát ND TP. 1998 - 2006
46 43 Phông Công ty TNHH MTV đường bộ HP. 1980 - 2006
47 44 Phông Tòa án nhân dân thành phố. 1994 - 2006
48 45 Phông Công ty TNHHMTV Điện chiếu sáng HP. 1975 - 2007
49 46 Phông Sở Tài chính HP. 1955 - 2007
50 47 Phông Sở Tài nguyên và môi trường. 1995 - 2003
51 48 Phông Cục Thống kê thành phố HP. 1967 - 2003
52 49 Phông Chi cục Thú Y thành phố HP. 1986 - 2017
53 50 Phông Cục Thuế thành phố Hải Phòng. 1981-2004
54 51 Phông Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. 1992 - 2005
55 52 Phông Viện Quy hoạch Hải Phòng. 2001 - 2003
56 53 Phông Kho Bạc Nhà nước Hải Phòng. 1990 - 2006
57 14 Phông Sở Giao thông Vận tải. 1962 - 2006
58 17a và 01 Phông Sở Xây dựng (Chỉnh lý theo đề án tồn đọng).  
59 55 Phông Chi cục Kiểm lâm. 1976 - 2007
60 56 Phông Ban Thi đua - Khen thưởng. 1956 - 2007
61 57 Phông Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND thành phố. 2008 - 2016
62 58 Phông Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. 2008 - 2016
63 59 Phông Chi cục Phòng chống tệ nạn xã hội. 1995 - 2009
 

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn