Công văn số 99/CCVTLT- QLVTLT ngày 22/7/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

SỞ NỘI VỤ TP HẢI PHÒNG CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ   Số: 99/CCVTLT-QLVTLT V/v Xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc   Hải Phòng, ngày 22 tháng 7  năm 2011

 

Kính gửi:                                                                                 - Ủy ban nhân dân các quận, huyện;                                                                                 - Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

Hiện nay, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành cũng như lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức là một trong những hạn chế lớn trong công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố. Để giúp các cơ quan, tổ chức có căn cứ thực hiện việc thu thập tài liệu, Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn xác định thành phần tài liệu cần thu nộp về lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử như sau:
1.       Các nhóm tài liệu cần thu thập
Nhóm 1. Tài liệu tổng hợp;
Nhóm 2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;
Nhóm 3. Tài liệu tổ chức, nhân sự;
Nhóm 4. Tài liệu lao động, tiền lương;
Nhóm 5. Tài liệu tài chính, kế toán;
Nhóm 6. Tài liệu xây dựng cơ bản;
Nhóm 7. Tài liệu khoa học công nghệ;
Nhóm 8. Tài liệu hợp tác quốc tế;
Nhóm 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;
Nhóm 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng;
Nhóm 11. Tài liệu pháp chế;
Nhóm 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở;
Nhóm 13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ;
Nhóm 14. Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.
2. Xác định giá trị thời hạn bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và tài liệu nộp lưu về lưu trữ lịch sử
- Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu thuộc các nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan theo quy định (1 năm sau khi công việc kết thúc).
- Tài liệu thu về lưu trữ cơ quan được chia làm 2 loại:
+ Loại bảo quản vĩnh viễn: phải nộp về lưu trữ lịch sử khi đến hạn;
+ Loại có thời hạn bảo quản cụ thể (5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm và theo hiệu lực văn bản): được bảo quản tại lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu huỷ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
                Cụ thể các nhóm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan và nộp về lưu trữ lịch sử được thể hiện tại 2 Phụ lục kèm theo văn bản này./.
 

CHI CỤC TRƯỞNG           Phạm Thị Thu Hương

 
Tải về tại đây (Bao gồm Phụ Lục I, Phụ Lục II)