Thông báo số 54/TB-CCVTLT ngày 05/4/2016 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Mục đích, ý nghĩa
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Nhằm giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân các tài liệu hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử thành phố. Thông qua đó, người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung tài liệu, từ đó chủ động sử dụng để phục vụ công tác, nghiên cứu, học tập và các nhu cầu chính đáng khác...
Để phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu sử dụng tài liệu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, Chi cục Văn thư - Lưu trữ giới thiệu tài liệu lưu trữ và quy trình  khai thác và sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Đối tượng phục vụ
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng theo quy định của pháp luật.
3. Thành phần và nội dung tài liệu
 Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đang lưu trữ 55 phông tài liệu tương đương 775 mét giá tài liệu có giá trị. Trong đó gồm tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học từ năm 1955 đến nay; hệ thống công báo Chính phủ từ năm 1945 và các tài liệu sách, báo, tạp chí khác. Đặc biệt, năm 2013 Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tiếp nhận 785 hồ sơ, cán bộ đi B do Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bàn giao lại. Chi cục Văn thư - Lưu trữ đang thực hiện số hóa tài liệu các Phông: UBHC tỉnh Kiến An, UBHC thành phố Hải Phòng, UBND thành phố Hải Phòng đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của người dùng tin, cụ thể:
a) Tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản và nghiên cứu khoa học
Tài liệu từ năm 1955 thuộc Phông Uỷ ban hành chính tỉnh Kiến An và Uỷ ban hành chính thành phố Hải Phòng. Trong số tài liệu trên đặc biệt có hồ sơ tiếp quản thành phố (bao gồm cả bản đồ quân sự), hồ sơ về cải cách ruộng đất và những văn bản bàn giao giữa Uỷ ban hành chính thành phố Hải Phòng và Pháp; Hồ sơ về bầu cử đại biểu, các kỳ họp của Hội đồng nhân dân các cấp từ khóa I đến khóa XIII; Hồ sơ khen thưởng của các tập thể, cá nhân có thành tích tham gia kháng chiến chống Pháp - chống Mỹ cứu nước được hình thành từ năm 1961 (Phông lưu trữ Hội đồng Thi đua - Khen thưởng thành phố). Có thể nói đây là một trong những nguồn sử liệu vô cùng quý giá và có ý nghĩa rất quan trọng vì tài liệu không chỉ phản ánh quá trình hình thành phát triển của cơ quan, tổ chức mà còn phản ánh cả một giai đoạn lịch sử hào hùng của dân tộc, gắn với biết bao sự cống hiến và hy sinh của những người con trên mảnh đất Hải Phòng.
Hồ sơ, tài liệu phông lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố và một số phông lưu trữ sở, ban, ngành phản ánh quá trình hoạt động trên các lĩnh vực Kinh tế - Văn hóa - Xã hội của thành phố bao gồm tài liệu xây dựng cơ bản thành phố; hồ sơ xây dựng quy hoạch và phát triển thành phố Hải Phòng; hồ sơ văn hóa, thể thao, du lịch; giáo dục, đào tạo; y tế và các ngành kinh tế trọng điểm của thành phố.
 Hồ sơ xây dựng các công trình công cộng trên địa bàn thành phố (từ những năm 1959) thuộc Phông lưu trữ Sở Xây dựng, Sở Nhà đất và Công trình đô thị, Uỷ ban Xây dựng cơ bản và Sở Giao thông Công chính đã phần nào thể hiện các giai đoạn phát triển về cơ sở hạ tầng của thành phố Hải Phòng.
Hồ sơ về các đề tài nghiên cứu khoa học, các phát minh sáng chế (Phông lưu trữ Sở Khoa học và Công nghệ) đánh dấu nền kinh tế - xã hội thành phố đã có bước phát triển vượt bậc, nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN đang từng bước hình thành tốc độ tăng trưởng trong đó có vai trò không nhỏ của khoa học và công nghệ.
Hồ sơ về tiếp nhận, thuyên chuyển, điều động và nâng bậc lương cán bộ, công nhân viên, quân nhân, học sinh, sinh viên từ 1967 - 2004 thuộc Phông lưu trữ Sở Nội vụ. Đây là nguồn thông tin quý giá phục vụ cho nhu cầu chính đáng của những cá nhân đến khai thác và sử dụng tài liệu để xác minh những thông tin có liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật, từ đó làm căn cứ để nhà nước thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Hồ sơ về các công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo các hạng mục lưới điện thuộc Phông lưu trữ Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Phòng đã thể hiện được quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa Hải Phòng từ một thành phố cơ sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu, lưới điện hầu hết là đường cáp cũ nát, các trạm phân phối điện công suất nhỏ, sơ đồ công suất điện thô sơ, kém an toàn được thay thế bằng các hệ thống điện hiện đại cao chất lượng cuộc sống, đảm đảo an sinh xã hội và phát triển kinh tế của thành p, mở rộng lưới phân phối, xây dựng đường dây 220 KV Phả Lại - Hải Phòng… góp phần không nhỏ vào nâng hố Cảng - một trong những thành phố công nghiệp trọng điểm của đất nước.
Hồ sơ về giao đất, cho thuê đất đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hải Phòng thuộc Phông lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường góp phần xác lập mối quan hệ pháp lý giữa nhà nước với người sử dụng đất, làm cơ sở để giải quyết mọi mối quan hệ về đất đai và người sử dụng yên tâm thực hiện các quyền của mình trên diện tích đó.
Hồ sơ quy hoạch chi tiết thị xã, thị trấn, khu đô thị trên địa bàn thành phố Hải Phòng thuộc Phông lưu trữ Viện Quy hoạch góp phần xác lập cơ sở pháp lý khoa học cho việc quản lý và phát triển công nghiệp của thành phố; tạo không gian mặt bằng về sử dụng đất đai và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp; tạo mặt bằng xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng, kêu gọi các nhà đầu tư trong và ngoài nước.
(Các phông tài liệu lưu trữ - Xem phụ lục kèm theo)
b) Tài liệu sách, báo, tạp chí
 Bao gồm các loại sách chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, pháp luật. Các báo: Nhân dân, Hải Phòng, Tiền phong, Đại đoàn kết, Lao động, An ninh Hải Phòng, An ninh thế giới, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ. Trong đó các đầu báo Hải Phòng, Nhân dân được lưu trữ từ năm 1972 đến nay.
c) Hệ thống Công báo Chính phủ
Bao gồm tài liệu từ năm 1945 đến nay bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương ban hành.
4. Quy trình thủ tục khai thác tài liệu
a) Thủ tục khai thác
- Người dùng tin đến sử dụng tài liệu tại Chi cục phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; trường hợp nghiên cứu chuyên đề, khóa luận, luận văn, luận án phải có đề cương nghiên cứu. 
- Người dùng tin là cá nhân được ủy quyền đến khai thác, sử dụng tài liệu phải có giấy ủy quyền và được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận. Người dùng tin được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người dùng tin được ủy quyền phải xuất trình văn bản uỷ quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
- Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú kèm theo phiếu yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu từ xa.
b) Lệ phí khai thác
 Được quy định cụ thể theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính.
 Đối tượng được miễn nộp phí:
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử.
- Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình.
- Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của mình theo quy định của Nhà nước.
Đối tượng nộp phí:
- Các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc diện đối tượng chính sách trên.
- Các đối tượng là học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học và nghiên cứu sinh khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, chỉ phải nộp 50% phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
c)  Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu
- Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc – Tra cứu
- Khai thác, sử dụng tra cứu thông tin trên Website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng.
- Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.
- Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
- Chứng thực tài liệu lưu trữ.
- Sao chụp tài liệu lưu trữ.
d) Thời gian khai thác, sử dụng tài liệu
Vào các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 trong tuần (trừ thứ 7, Chủ nhật và các ngày lễ, tết).
- Buổi sáng: từ 7h30 giờ đến 11h30 giờ.
- Buổi chiều: từ 13h30 giờ đến 17h giờ.
            Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đề nghị liên hệ địa chỉ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ, số 2, Thất Khê, Minh Khai, Hồng Bàng, Hải Phòng. Số điện thoại: 080.312.91; Fax: 0313.822.219./.
 
Tải về tại đây