Quyết định số 37/QĐ-CCVTLT ngày 24/8/2018 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

NỘI QUY
Khai thác và sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố

1. Quy định chung
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố được khai thác và sử dụng nhằm mục đích phục vụ các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân toàn xã hội.
2. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố
- Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc.
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ.
- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
- Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
- Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu và trong triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
3. Trình tự, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
          a) Thủ tục đến khai thác
          - Người dùng tin phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (đối với trường hợp phục vụ công tác).
          - Người dùng tin phải có Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp nghiên cứu chuyên đề, khóa luận, luận văn phải có thêm đề cương nghiên cứu (đối với trường hợp phục vụ vì mục đích cá nhân).
          - Người dùng tin phải có Giấy ủy quyền, được cơ quan có thẩm quyền xác nhận (đối với trường hợp được ủy quyền).
          b) Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ
          - Viên chức Phòng đọc tiếp nhận và hướng dẫn người dùng tin tra tìm, đăng ký vào Phiếu yêu cầu nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc hoặc Phiếu yêu cầu cấp bản sao, chứng thực tài liệu (đối với trường hợp thủ tục đến khai thác và sử dụng tài liệu của người dùng tin đầy đủ, đúng quy định).
           - Viên chức Phòng đọc đề nghị người dùng tin sửa đổi, bổ sung đầy đủ, theo quy định (đối với trường hợp thủ tục đến khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả chưa đầy đủ).
          - Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ của người dùng tin cho người có thẩm quyền phê duyệt (thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc các mức độ mật; tài liệu của cá nhân; tài liệu thuộc danh mục hạn chế sử dụng; tài liệu sử dụng rộng rãi thực hiện theo quy định tại Điều 9, Quyết định số 2406/2016/QĐ-UBND ngày 19/10/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố).
          - Viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho người dùng tin sau khi hồ sơ được người có thẩm quyền phê duyệt.
          - Người dùng tin kiểm tra lại tài liệu và ký nhận vào sổ khai thác và sử dụng tài liệu.
          - Viên chức Phòng đọc thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
          - Chỉ được khai thác, nghiên cứu hồ sơ tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, không được mang tài liệu ra khỏi Chi cục, người đến khai thác tài liệu lưu trữ không được hút thuốc lá, không mang theo vũ khí, chất cháy nổ, có ý thức giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tài sản, trang thiết bị lưu trữ, không làm hư hỏng, thất lạc tài liệu, tuân theo sự hướng dẫn của cán bộ Chi cục và nộp lệ phí khai thác tài liệu theo quy định.
          - Tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm và tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác điều tra của các cơ quan chức năng có liên quan tổ chức, cá nhân là người nước ngoài phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND thành phố.
          - Trường hợp tổ chức nước ngoài, người nước ngoài có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc các yêu cầu đưa tài liệu ra nước ngoài phải xin phép Chủ tịch UBND thành phố và phải được Chủ tịch cho phép bằng văn bản.
          - Nghiêm cấm người không có nhiệm vụ vào kho lưu trữ. Cán bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ được giao nhiệm vụ bảo quản, phục vụ khai thác tài liệu có trách nhiệm thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quy định về công tác lưu trữ.
          - Mọi tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải tuân thủ Nội quy này. Nếu vi phạm tùy theo mức độ mà có thể bị từ chối phục vụ hoặc bị xử lý, truy cứu trách nhiệm của pháp luật./.
Tải văn bản tại đây./.