Bảng niêm yết 02 thủ tục hành chính: Thủ tục nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệu; thủ tục sao tài liệu lưu trữ và chứng thực tài liệu lưu trữ.

I. THỦ TỤC PHỤC VỤ NGHIÊN CỨU, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
1. Thời gian tiếp nhận và trả kết quả
a) Thời gian tiếp nhận và trả kết quả: Vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần.
- Mùa hè (từ 01/5 đến 30/9 hàng năm)
+ Buổi sáng: Từ 7 giờ 00 phút - 11 giờ 30 phút.
+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút  - 17 giờ 00 phú
 - Mùa đông (từ 01/10 đến 30/4 hàng năm).
+ Buổi sáng: Từ 7 giờ 30 phút - 12 giờ 00 phút.
+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút  - 17 giờ 00 phút
b) Địa chỉ: Phòng đọc - Tra cứu tài liệu, tầng 1 khu nhà D, số 2 Thất Khê, Minh Khai, Hồng Bàng, Hải Phòng.
2. Trình tự thực hiện
Bước 1: Người dùng tin phải có Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp nghiên cứu chuyên đề, khóa luận, luận văn, luận án phải có đề cương nghiên cứu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
Bước 2: Viên chức phục vụ có trách nhiệm:
- Hồ sơ đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và hướng dẫn người dùng tin tra tìm, đăng ký vào Phiếu yêu cầu nghiên cứu tài liệu.
- Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì đề nghị người dùng tin sửa đổi, bổ sung đầy đủ, theo quy định.
Bước 3: Viên chức phục vụ trình hồ sơ của người dùng tin cho người có thẩm quyền phê duyệt. Cụ thể:
- Đối với cá nhân, tổ chức là người Việt Nam:
+ Trưởng phòng Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng cho ý kiến.
+ Chi cục trưởng duyệt tài liệu được sử dụng rộng rãi và tài liệu thuộc Danh mục hạn chế sử dụng.
+ Trình Giám đốc Sở Nội vụ duyệt tài liệu "Mật".
+ Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố duyệt tài liệu "Tối mật", "Tuyệt Mật".
-  Đối với cá nhân, tổ chức là người nước ngoài:
+ Trưởng phòng Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng cho ý kiến.
+ Chi cục trưởng duyệt tài liệu được sử dụng rộng rãi và tài liệu thuộc Danh mục hạn chế sử dụng.
+ Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố duyệt cho phép khai thác đối với tài liệu "Mật".
Bước 4:
- Sau khi hồ sơ được phê duyệt, viên chức phục vụ giao tài liệu cho người dùng tin. Người dùng tin kiểm tra lại tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.
- Viên chức phục vụ thu phí khai thác và sử dụng tài liệu.
Bước 5: Viên chức phục vụ theo dõi việc nghiên cứu tài liệu của người dùng tin.
Bước 6:
- Viên chức phục vụ kiểm tra, nhận lại tài liệu từ người dùng tin. Ký nhận vào sổ.
- Viên chức phục vụ xin ý kiến đóng góp của người dùng tin về việc phục vụ.
3. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt tài liệu Tối mật, Tuyệt mật (cung cấp cho cá nhân, tổ chức là người Việt Nam); tài liệu Mật (cung cấp cho cá nhân, tổ chức là người nước ngoài) theo trình tự giải quyết công việc của UBND thành phố.
- Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt tài liệu Mật (cung cấp cho cá nhân, tổ chức là người Việt Nam) chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Chi cục trưởng phê duyệt tài liệu sử dụng rộng rãi và tài liệu thuộc danh mục hạn chế sử dụng chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
4. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
5. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng.
6. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Các hồ sơ, văn bản, tài liệu người dùng tin yêu cầu.
7. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
Phiếu yêu cầu nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc (theo mẫu số 1).
8. Lệ phí
Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

II. BẢNG NIÊM YẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THỦ TỤC SAO TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CHỨNG THỰC LƯU TRỮ
1. Trình tự thực hiện
Người dùng tin yêu cầu sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ phải có Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp nghiên cứu chuyên đề, khóa luận, luận văn, luận án phải có đề cương nghiên cứu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
2. Thủ tục cấp bản sao
- Bước 1: Người dùng tin phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.
- Bước 2: Viên chức phục vụ trình hồ sơ cho người có thẩm quyền phê duyệt (thẩm quyền phê duyệt như thủ tục phục vụ người dùng tin nghiên cứu, khai thác tài liệu).
- Bước 3: Viên chức phục vụ ghi vào sổ khai thác và sử dụng tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu.
3. Thủ tục cấp Chứng thực lưu trữ
- Bước 1: Người dùng tin có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.
- Bước 2: Viên chức phục vụ xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, đăng ký vào Sổ khai thác và sử dụng tài liệu.
- Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin vào dấu chứng thực đóng trên bản sao, trình người có thẩm quyền ký và đóng dấu.
4. Cách thức thực hiện
Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu và chứng thực tài liệu của người dùng tin; trả tài liệu đã sao và chứng thực cho người dùng tin.
5. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt tài liệu Tối mật, Tuyệt mật (cung cấp cho cá nhân, tổ chức là người Việt Nam); tài liệu Mật (cung cấp cho cá nhân, tổ chức là người nước ngoài) theo trình tự giải quyết công việc của UBND thành phố.
- Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt tài liệu Mật (cung cấp cho cá nhân, tổ chức là người Việt Nam) chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Chi cục trưởng phê duyệt tài liệu sử dụng rộng rãi và tài liệu thuộc danh mục hạn chế sử dụng chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
6. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
7. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng.
8. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Các hồ sơ, văn bản, tài liệu người dùng tin yêu cầu.
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
Phiếu Yêu cầu cấp bản sao, chứng thực lưu trữ (theo mẫu số 2).
10. Lệ phí
Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

III. BIỂU MỨC THU PHÍ KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính)
 

STT	Công việc thực hiện	Đơn vị tính	Mức thu  (đồng)	Ghi chú
I	Nghiên cứu tài liệu
1	Tài liệu gốc và bản chính
a	Tài liệu chữ viết trên nền giấy	Đơn vị bảo quản	6.000	Tài liệu chữ viết trên nền giấy là tài liệu mà thông tin được phản ánh bằng các bản văn chữ viết trên nền giấy; bao gồm tài liệu hành chính, nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ bản, văn học nghệ thuật và các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ.
b	Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ thuật	Tấm	6.000
2	Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1)			Tài liệu số hóa là tài liệu mà thông tin phản ánh trên các vật mang tin như giấy; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình được chuyển sang thông tin dạng số.
a	Tài liệu chữ viết trên nền giấy	Đơn vị bảo quản	3.000
b	Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ thuật	Tấm	3.000
II	Cung cấp bản sao tài liệu
1	Phô tô tài liệu giấy (đã bao gồm vật tư)
a	Phô tô đen trắng	Trang A4	3.000
b	Phô tô màu	Trang A4	20.000
2	Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1)
a	Tài liệu giấy
	In đen trắng (đã bao gồm vật tư)	Trang A4	2.000
	- In màu (đã bao gồm vật tư)	Trang A4	15.000
III	Chứng thực tài liệu lưu trữ	Văn bản	20.000

 
- Mức phí phô tô tài liệu khổ A3 bằng 2 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;
- Mức phí phô tô tài liệu khổ A2 bằng 4 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;
- Mức phí phô tô tài liệu khổ A1 bằng 8 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;
- Mức phí phô tô tài liệu khổ A0 bằng 16 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4.

IV. THÔNG TIN ĐƯỜNG DÂY NÓNG
Trường hợp cần phản ánh, kiến nghị, đề nghị cá nhân, tổ chức liên hệ theo đường dây nóng như sau:
1. Số điện thoại:
- Cơ quan tiếp nhận phản ánh, kiến nghị: 080.312.91 
- Đồng chí Phạm Thị Thu Hương - Chi cục trưởng: 080. 310.10
2. Địa chỉ thư điện tử:
- Cơ quan tiếp nhận phản ánh, kiến nghị: http://www.vanthuluutruhaiphong.gov.vn
- Đồng chí Phạm Thị Thu Hương- Chi cục trưởng: pthuhuong@haiphong.gov.vn 
Xin chân thành cám ơn sự hợp tác của quý ông/bà (tổ chức)./.

                                                                                                                                            
                                                                                                                                      Mẫu số 01
                                                   SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
                                                       CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ

PHIẾU YÊU CẦU NGHIÊN CỨU
  TÀI LIỆU TẠI PHÒNG ĐỌC
         Số: …………………
1. Họ tên người dùng tin: ..........................................................
2. Cơ quan công tác: .................................................................
(Hoặc thường trú tại: ..................................................................
3. Số, ngày, tháng công văn, giấy giới thiệu, CMND :  : ..............
4. Đề tài nghiên cứu: ....................................................................
5. Mục đích nghiên cứu:  ..............................................................
6. Điện thoại: .................................................................................
 

STT	Tên phông/ khối tài liệu, mục lục số	Ký hiệu hồ sơ/tài liệu	Tiêu đề hồ sơ/tài liệu

Tôi xin cam đoan thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành
về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.       
                                                                                       Hải Phòng, ngày……tháng…… năm.......

Xét duyệt của Chi cục trưởng

Ý kiến của Phòng                QLKLTCD

Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)

 

                                                                                                                                        BM-13-01 
                                                SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
                                                     CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ
                                                                     
                          PHIẾU YÊU CẦU CẤP  BẢN SAO, CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
                                                           Số: …………………
1. Họ  tên người dùng tin : ................................................................
2. Cơ quan công tác: .......................................................................
(Hoặc thường trú tại: ........................................................................
3. Điện thoại: ...................................................................................
4.  Số, ngày, tháng công văn, giấy giới thiệu, CMND : ....................
5. Mục đích xin cấp bản sao/chứng thực:  ......................................

TT	Tên phông, mục lục số	Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu	Tiêu đề hồ sơ (hoặc) tài liệu	Tờ số… đến tờ số….	Tổng số trang	Bản sao	Chứng thực

 
Tôi xin cam đoan thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành
về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.       
                                                                                                     Hải Phòng, ngày……tháng…… năm……

Xét duyệt của Chi cục trưởng

Ý kiến của Phòng QLKLTCD

Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)