Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 20/4/2018 của UBND thành phố Hải Phòng

           Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-UBND ngày 28/12/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về việc thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng, công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến đã cơ bản được thực hiện nghiêm túc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ công việc; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đã có những chuyển biến tích cực. Việc chỉnh lý, bảo quản, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu được quan tâm, việc phục vụ khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có hiệu quả, góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng của thành phố. 
           Công tác văn thư, lưu trữ của thành phố bước đầu đi vào nề nếp tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: việc thực hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc, công tác thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử chưa nghiêm, tình trạng hồ sơ, tài liệu còn phân tán rải rác ở nhiều nơi như: các phòng chuyên môn và cá nhân, tài liệu chưa được thu thập về lưu trữ cơ quan đúng thành phần và thời gian theo quy định, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu và lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.
           Nguyên nhân chính là do nhận thức trách nhiệm và việc tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ của một số cơ quan, đơn vị, địa phương, cá nhân còn hạn chế; cán bộ, công chức các cấp chưa được quan tâm đào tạo đúng chuyên ngành; công tác lập hồ sơ công việc chưa được thực hiện nghiêm túc và đồng đều; Kho lưu trữ chưa đảm bảo diện tích và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản hồ sơ, tài liệu; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa thường xuyên, quyết liệt chỉ đạo, kiểm tra, xử lý các vi phạm trong việc lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
          Để thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ, đảm bảo thực hiện tốt Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và sớm khắc phục những hạn chế tồn tại nêu trên, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, địa phương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố cần tập trung thực hiện một số nhiệm vụ sau:
          1. Tập trung tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy định; hướng dẫn lập hồ sơ công việc nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
          2. Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo các tiêu chuẩn ngạch theo quy định của Bộ Nội vụ nhằm tăng cường hiệu quả công tác tham mưu của các bộ phận giúp việc lĩnh vực này tại mỗi cơ quan, đơn vị, địa phương.
3. Chỉ đạo rà soát, ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ hàng năm, chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…) làm cơ sở cho việc thực hiện thống nhất, hiệu quả tại cơ quan và địa phương.
          4. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ điện tử; số hóa tài liệu; lưu trữ bảo quản hồ sơ và phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu trên môi trường mạng, đảm bảo bí mật nhà nước.
          5. Bố trí đủ diện tích kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết đảm bảo bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phục vụ khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ; đặc biệt chú trọng công tác phòng cháy chữa cháy.
          6. Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm các quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan trong phạm vi quản lý. Đưa nội dung lập hồ sơ công việc là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm đối với mỗi công chức, viên chức và tập thể cơ quan, đơn vị, địa phương theo quy định của Luật Lưu trữ.
          7. Chủ động lập dự toán, bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo Điều 39 của Luật Lưu trữ.
          8. Giao Sở Nội vụ xây dựng Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng, số hóa tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử, đến năm 2021 giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng bó gói tại các cơ quan, tổ chức từ năm 2015 trở về trước. Đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị này, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình và kết quả thực hiện Chỉ thị.
          Yêu cầu Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu nghiêm túc thi hành Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, giải quyết./.