Công văn của Sở Nội vụ về việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện Quyết định số 5026/QĐ-BCA-ANCTNB ngày 04/9/2018 của Bộ Công an về việc kiểm tra việc chấp hành pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 đối với Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và Công an thành phố Hải Phòng và chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố tại Công văn số 4417/VP-VXNC ngày 14/9/2018 của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố về việc chuẩn bị báo cáo và làm việc với đoàn kiểm tra việc chấp hành pháp luật về công tác bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018. Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2012/NĐ-CP; Quyết định số 1572/2013/QĐ-UBND ngày 19/8/2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của thành phố Hải Phòng; Quyết định số 2406/2016/QĐ-UBND ngày 19/10/2016 của UBND thành phố ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố;
 Sở Nội vụ ban hành Công văn số 2168/SNV-CCVTLT ngày 21/9/2018 về việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ, trong đó hướng dẫn một số nội dung về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như sau:
1. Xác định độ mật, thực hiện các quy định bảo mật trong soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ, vật mang bí mật nhà nước
a) Việc thống kê số lượng văn bản, tài liệu, hồ sơ, vật mang bí mật nhà nước do cơ quan phát hành theo từng năm
- Thống kê tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước của mình theo trình tự thời gian và từng độ mật.
- Tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, phải được lưu giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn. Thủ trưởng cơ quan phải thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo việc thống kê, cất giữ, bảo quản bí mật nhà nước trong phạm vi quyền hạn của mình.
b) Việc bảo đảm an toàn trong soạn thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước: Phương tiện soạn thảo, lưu giữ, in ấn, photocopy…
- Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu.
- Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật. Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và  đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
c) Việc xác định, đề xuất độ mật cho văn bản, vật mang bí mật nhà nước
- Căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, người soạn thảo phải đề xuất độ mật của từng văn bản tại tờ trình duyệt ký văn bản; người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật), phạm vi lưu hành, số lượng bản phát hành; văn thư có trách nhiệm đóng các loại con dấu trên theo quyết định của người duyệt ký tài liệu bí mật nhà nước.
- Vật mang bí mật nhà nước, hồ sơ bí mật nhà nước được xác định và đóng dấu độ mật ở bên ngoài vật mang bí mật nhà nước và bên ngoài bì hồ sơ theo độ mật cao nhất của tài liệu được lưu giữ ở bên trong vật mang bí mật nhà nước, hồ sơ bí mật nhà nước.
d) Ghi tên người soạn thảo, số lượng, phạm vi phát hành
Thực hiện theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
đ) Việc lấy số, vào sổ đăng ký văn bản mật đi, đóng dấu độ mật, dấu ký hiệu độ mật, đóng bì, chế độ nộp lưu tại văn thư của cơ quan, đơn vị
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một hệ thống sổ riêng;
- Vào sổ: Trước khi gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào “sổ đăng ký văn bản mật đi”. Mẫu “sổ đăng ký văn bản mật đi” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (riêng đối với tài liệu Tuyệt mật chỉ ghi trích yếu khi người duyệt ký văn bản đồng ý);
- Làm bì: Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc;
- Riêng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ “Tuyệt mật” được gửi bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu Tuyệt mật ở ngoài bì. Nếu là tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu chữ “A” ở ngoài bì;
- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật và Mật được gửi bằng một lớp phong bì, bên ngoài bì có đóng dấu chữ “B” và chữ “C” tương ứng với độ mật của tài liệu bên trong bì;
- Các loại dấu gồm:
+ Dấu chỉ các mức độ mật: Mật, Tối mật, Tuyệt mật.
+ Dấu ký hiệu các mức độ mật: A, B, C
+ Dấu Giải mật; giảm xuống Tối mật; giảm xuống Mật; tăng lên Tối mật; tăng lên Tuyệt mật.
+ Dấu “Tài liệu thu hồi” và “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
- Mẫu các loại dấu trên thực hiện theo Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
e) Việc bảo quản tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước tại nơi làm việc
- Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích.
- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải đăng ký với bộ phận bảo mật và có phương án bảo mật chặt chẽ. Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng hoặc bí mật nhà nước bị lộ lọt phải báo cáo ngay với người đứng đầu cơ quan, tổ chức để có biện pháp giải quyết kịp thời.
- Nơi lưu giữ tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải được xây dựng chắc chắn, đầu tư trang bị đầy đủ phương tiện phòng chống cháy, nổ, đột nhập lấy cắp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước.
2. Thực hiện quy định trong việc giao nhận, sao chụp, quản lý hồ sơ, tài liệu mật đến
- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển an toàn; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước.
- Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào sổ chuyển giao văn bản mật và có ký nhận giữa bên giao và bên nhận tài liệu. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện.
a) Việc vào sổ đăng ký văn bản mật đến, ký nhận sổ chuyển giao văn bản mật, thực hiện quy trình xử lý, quản lý văn bản mật đến
- Khi nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước, văn thư phải vào “sổ đăng ký văn bản mật đến”. Mẫu “sổ đăng ký văn bản mật đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II của Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có thể được đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản mật đến trên máy vi tính. Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản mật đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
- Máy vi tính dùng để đăng ký tài liệu, vật mang bí mật nhà nước không được nối các loại mạng (internet, mạng nội bộ và mạng diện rộng...);
- Nếu tài liệu, vật mang bí mật nhà nước mà phong bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ theo ký hiệu ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu hỏa tốc thì chuyển đến lãnh đạo đơn vị giải quyết. Văn thư không được mở phong bì;
- Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được gửi đến mà không thực hiện đúng quy định bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời báo lại nơi gửi biết để rút kinh nghiệm và có biện pháp khắc phục kịp thời. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bao bì hoặc tài liệu bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay người đứng đầu đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư hoặc người phát tài liệu phải có trách nhiệm thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn ghi trên văn bản. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.
- Người nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có trách nhiệm trả lại “tài liệu thu hồi” đúng thời gian quy định.
c) Việc thực hiện thẩm quyền sao chụp tài liệu mật
- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và do lãnh đạo của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đó quy định.
- Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao chụp tài liệu.
- Tài liệu, vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu, vật gốc; phải được đóng dấu độ mật theo văn bản gốc và ghi rõ số lượng bản sao, in, nơi nhận, tên cơ quan sao, in; tên người sao, in và họ tên, chữ ký, chức vụ của thủ trưởng cơ quan cho phép sao, in. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng.
- Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
Việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định  tại Quyết định số 1572/2013/QĐ-UBND ngày 19/8/2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của thành phố Hải Phòng, cụ thể:
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ủy quyền việc in, sao, chụp tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước của thành phố cho các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện:
+ Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, tổ chức, đoàn thể cùng cấp và Ủy ban nhân dân các quận, huyện có thẩm quyền cho phép in, sao, chụp tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
+ Chánh Văn phòng các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện có thẩm quyền cho in, sao, chụp tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Mật.
+ Thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản có nội dung bí mật nhà nước được quyền cho in, sao, chụp những văn bản do đơn vị mình phát hành.
+ Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng.
3. Phổ biến, cung cấp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
a) Đối với tổ chức, công dân Việt Nam
Người có nhu cầu khai thác tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải có Chứng minh nhân dân kèm theo Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức ghi rõ nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được cấp có thẩm quyền đồng ý, cụ thể:
- Bí mật nhà nước độ Tuyệt Mật, Tối mật do Chủ tịch UBND thành phố duyệt.
- Bí mật nhà nước độ Mật do Thủ trưởng các Sở, ban ngành, cơ quan thành phố duyệt.
b) Đối với tổ chức, công dân nước ngoài
- Phải tuân thủ nguyên tắc bảo vệ lợi ích quốc gia, yêu cầu bên nhận tin sử dụng đúng mục đích thoả thuận và không được tiết lộ cho bên thứ ba.
- Thẩm quyền duyệt theo quy định sau:
+ Bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật do Thủ tướng Chính phủ duyệt;
+ Bí mật nhà nước thuộc độ Tối mật do Bộ trưởng Bộ Công an duyệt, riêng trong lĩnh vực quốc phòng do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng duyệt;
+ Bí mật nhà nước thuộc độ Mật do người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức  ở Trung ương và địa phương duyệt.
Các nội dung về bảo vệ bí mật nhà nước không trong phạm vi nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ; đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện, các Sở, ngành thành phố nghiên cứu Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2012/NĐ-CP; Quyết định số 1572/2013/QĐ-UBND ngày 19/8/2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của thành phố Hải Phòng để thực hiện cho phù hợp với quy định.
Sở Nội vụ đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện; các Sở, ngành thành phố quan tâm triển khai tới các cơ quan, đơn vị trực thuộc để thực hiện thống nhất.
Tải văn bản tại đây./.